Prvotním impulsem, proč se společnost rozhodla nasadit a začít využívat řešení EDI, byla snaha přiblížit se konkurenci, která již EDI aktivně používá. Analýza ze strany společnosti EDITEL, proběhla v únoru letošního roku. Jednalo se o důkladnou identifikaci prostředí, existujícího systému ERP a dodavatelů. Z hlediska připravenosti na EDI byla velkým přínosem možnost využití etablovaného ERP systému NOV. Další pozitivní zprávou bylo, že většina dodavatelů sítě Malina Potraviny již EDI používá.
Zásadním a zároveň nestandardním požadavkem ze strany Malina Potraviny bylo napojení „opačného“ směru EDI komunikace pro společnost METRO, která v tomto případě vystupuje jako dodavatel společnosti Malina Potraviny.
Objemná část EDI komunikace, zhruba 10 000 zpráv ročně, představuje z velké části fakturace. Proces fakturace je aktuálně zdlouhavý díky neefektivnímu manuálnímu zpracovávání v účetním systému. Nasazení samotné EDI služby SubmIT proběhlo v červnu 2021. Jako pilotní zákazníci byli vybráni Heineken a MECOM. Následně proběhlo připojení celkem pěti vybraných dodavatelů. Momentálně se vše soustřeďuje na dolaďování komunikace se společností METRO, která tvoří velkou část nákupních potřeb. Předpokládané kompletní připojení nejdůležitějších dodavatelů je naplánováno do konce letošního roku.
EDI přínosy
V první řadě se jednalo o nasazení EDI ve snaze přiblížit se zaběhnutým standardům v oblasti maloobchodu na domácím trhu. Mezi hlavní přínosy patří zejména zjednodušení a zefektivnění příjmu zboží od dodavatelů, následované úsporou pracnosti a redukcí chyb v příjmu zboží a sjednocení číselníků v prodejním systému a v pokladnách. Další přínosem je rychlejší a přehlednější zpracování faktur v účetním systému. Po nasazení kompletní EDI komunikace bude účtování automatizováno, oproti předchozí manuální verzi. Aktuálně se testuje a finalizuje nově vzniklý komunikační EDI kanál na METRO, jako dodavatele, na reálných datech, spolu s doladěním procesu objednávání, příjmu zboží a následné fakturace v ERP systému odběratele Malina Potraviny.