Nekada opcija, a sada obveza: od 27. studenog 2018., državne agencije i ustavna tijela u Njemačkoj, obvezna su zaprimati e-račune od svojih dobavljača i pružatelja usluga. Najkasnije do 27. studenog 2019. sva ostala državna tijela moraju biti u mogućnosti prihvatiti takve račune, a do 18. travnja 2020. isti će zahtjev stupiti na snagu za savezne države i lokalne vlasti.
Za pružatelje usluga državi (dobavljači i / ili izdavači računa) najvažniji rok je 27. studenog 2020. Prije tog datuma, oni mogu svojevoljno odlučiti o dostavi svojih računa u elektroničkom obliku. Nakon tog roka to će postati obaveza. To se odnosi i na njemačke i austrijske tvrtke koje imaju poslovni odnos s njemačkim vlastima. Postoji nekoliko izuzetaka, npr., za izravne transakcije koje ne prelaze 1.000 EUR (bez PDV-a).
Standardi e-računa
Jedini pravno prihvatljivi standardi e-računa su strukturirani formati XRechnung i hibridni format ZuGFeRD 2.0. koji nije rasprostranjen. Jednostavne PDF fakture bez strukturiranih podataka i skenirane fakture na papiru, više se neće prihvaćati nakon 27. studenog 2020. godine. Bitno je da fakture sadrže strukturirane podatke jer omogućuju tijelima da ih automatski obrađuju.
Izazovi za dobavljače
Izazov s kojim se suočavaju dobavljači je da prvo moraju kreirati račune u svom ERP sustavu. Zatim ih se treba pretvoriti u XRechnung format, te dostaviti nadležnom tijelu. Ovisno o agenciji, bit će različitih kanala za podnošenje računa. Dobavljači i pružatelji usluga prema saveznim državama mogu koristiti ZRE, internetsku aplikaciju.
Automatizirani prijenos putem PEPPOL-a
Najprikladniji, najbrži i najsigurniji način slanja računa, posebno ako se radi o velikom broj transakcija, je potpuno automatizirani prijenos putem PEPPOL mreže. Podržan je od strane svih javnih tijela u Njemačkoj. Pristup njemačkim javnim tijelima, EDITEL svojim klijentima omogućuje putem PEPPOL-a i na njihov će zahtjev provjeriti račune, pretvoriti ih u XRechnung format i automatski ih dostaviti.
*XRechnung je semantički model podataka temeljen na XML-u koji se trenutno uspostavlja kao standard za izdavanje e-računa koji se šalju javnim tijelima u Njemačkoj.
elektroničko izdavanje računa njemačkim vlastima
- Obvezan za pružatelje usluga od 27. studenog 2020., raniji dobrovoljni početak je opcionalan
- Odnosi se na poslove sa tijelima javne vlasti u iznosu od 1000 eura neto i više
- Podaci sa računa moraju se pretvoriti u XRechnung format
- Prijenos računa tijelima javne vlasti omogućuje EDITEL
