EDITEL+
BUDACONSUM

A Budaconsum Kft. – Magyarország egyik jelentős élelmiszeripari szereplője – életében is elérkezett az a pont, amikor a működés hatékonyságát a digitalizációval kívánta javítani. Az évi több százezer papíralapú számla fizikailag is megtöltötte az irattárakat, miközben komoly adminisztrációs terhet és hibalehetőséget jelentett a munkatársak számára.

FMCG e-számlázás

EDI-megoldással az automatizált számlakezelés felé

Esettanulmány – Budaconsum Kft. és az EDITEL Hungary együttműködése

A kihívás: manuális számlakezelés helyett automatizálás

A Budaconsum Kft. – Magyarország egyik jelentős élelmiszeripari szereplője – életében is elérkezett az a pont, amikor a működés hatékonyságát a digitalizációval kívánta javítani. Az évi több százezer papíralapú számla fizikailag is megtöltötte az irattárakat, miközben komoly adminisztrációs terhet és hibalehetőséget jelentett a munkatársak számára.

Ez nem egyedi helyzet: a hasonló méretű vagy tevékenységű vállalatok jelentős része szembesül ezzel a problémával. A kézi számlakezelés időigényes, költséges, és gyakran pontatlansághoz vezet – ezért egyre többen keresnek hatékony, jól skálázható digitális megoldásokat.

Az első lépések: NAV-adatszolgáltatás – és annak korlátai

A Budaconsum első körben a NAV online adatszolgáltatási rendszerében rejlő lehetőségeket vizsgálta meg. A NAV 2.0 és 3.0 rendszerek keretében minden számlát kötelező elektronikusan beküldeni az adóhatóságnak, így felmerült a kérdés: vajon ez az adatforrás alkalmas lehet-e az automatizált számlafeldolgozás alapjául?

A válasz rövid időn belül világossá vált: a NAV-nak beküldött adatok adattartalma nem elég részletes ahhoz, hogy egy vállalat teljes körűen, üzletileg releváns módon feldolgozza őket. Olyan kulcsfontosságú információk hiányoznak belőlük, mint a fizetési határidő, a termékek EAN kódja vagy az egyes boltok azonosítója – ezek nélkül viszont nem lehet pontosan és automatikusan összekapcsolni a számlákat más rendszerekkel.

Ez a tapasztalat sok vállalat számára tanulságos lehet: bár a NAV-adatszolgáltatás fontos eleme az adózási megfelelésnek, nem váltja ki az üzleti folyamatokat támogató belső digitalizációt és a strukturált adatcserét. Erre a célra olyan megoldásra van szükség, mint az EDI.

Megoldás: EDITEL és az EDI-rendszer bevezetése

A Budaconsum az EDITEL Hungary szakértőihez fordult, hogy segítsenek egy olyan rendszert kialakítani, amely valóban támogatja az automatizált számlakezelést. Az EDI (Electronic Data Interchange) egy szabványosított üzleti adatcsere-megoldás, amely lehetővé teszi, hogy a vállalatok elektronikus formátumban, emberi beavatkozás nélkül cseréljenek adatokat – gyorsan, pontosan, biztonságosan.

A projekt elindítása után közel két év telt el a teljes bevezetésig. A hosszabb átfutási idő egyik fő oka az volt, hogy a kezdeti elképzelés szerint a számlákhoz (INVOIC) szállítóleveleket (DESADV) is kellett volna csatolni. Mivel azonban a beszállítók többsége erre nem volt felkészülve, ez akadályozta az előrehaladást.

A fordulatot a NAV állásfoglalása hozta meg, amely kimondta: az adóhatósági adatszolgáltatáshoz az EDI számla befogadójának nem szükséges megőrizni a szállítólevelet. Ez megnyitotta az utat az EDI-bevezetés előtt, és lehetővé tette, hogy az INVOIC és ORDERS típusú üzenetek az EDITEL eXite platformján keresztül zökkenőmentesen elinduljanak.

Kézzelfogható eredmények

A bevezetést követően a Budaconsumnál rövid idő alatt érezhető eredmények mutatkoztak:

jelentősen csökkent a manuális feldolgozási idő
lényegesen kevesebb lett a hibás számla
egyszerűbbé és átláthatóbbá vált az adminisztráció
mérséklődött az emberi erőforrásigény

„Automatizálva lett egy olyan folyamat, ami korábban nagy emberi erőforrást igényelt” – foglalta össze ifj. Orosz Rudolf, a Budaconsum gazdasági vezetője.

Folyamatos fejlődés, bővülő partnerség

A projekt nem ért véget a bevezetéssel. Azóta is heti rendszerességgel zajlanak egyeztetések annak érdekében, hogy újabb partnerek kapcsolódjanak be az EDI-alapú adatcserébe. A cél: az elektronikus számlázás, megrendeléskezelés és hosszabb távon, hogy a szállítólevelek (DESADV) digitalizálása is minden partner esetében megvalósuljon.

Jelenleg a Budaconsumhoz beérkező számlák körülbelül 50%-a érkezik EDI-n keresztül – ezt az arányt szeretnék dinamikusan növelni a következő időszakban.

Üzenet hasonló helyzetben lévő cégeknek

A Budaconsum tapasztalata jól mutatja, hogy a digitalizáció nem feltétlenül bonyolult, hosszadalmas vagy költséges – megfelelő partnerrel és technológiával egyszerűen és hatékonyan megvalósítható.

Érdemes belevágni, mert csak profitálni lehet belőle – az automatizált folyamatok költséghatékonyak. Ha bizonytalan, keresse az EDITEL Hungary csapatát.

A Budaconsum Kft-ről

A Budaconsum Kft. egy dinamikusan fejlődő magyar kereskedelmi vállalat, amely élelmiszer- és napi fogyasztási cikkek nagykereskedelmével, valamint saját üzlethálózatának működtetésével van jelen a hazai piacon. A cég kiemelt figyelmet fordít a megbízható logisztikára, a modern üzleti folyamatok bevezetésére, valamint a partnerekkel való hosszú távú, gördülékeny együttműködésre. A Budaconsum számára kulcsfontosságú a digitalizáció, amely nemcsak az ellátási lánc hatékonyságát növeli, hanem a napi működés átláthatóságát és rugalmasságát is biztosítja.