Opublikowano dnia: 28.07.2025
Czas czytania 2 Minuty
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?
Prawidłowe archiwizowanie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy — pozwala uniknąć kar, ułatwia kontrolę i usprawnia zarządzanie firmą. W poniższym przewodniku przedstawiamy obowiązujące okresy przechowywania najważniejszych pakietów dokumentów oraz wskażemy, które roczniki będzie można zniszczyć już w 2025 roku.
Ile lat przechowywać dokumenty firmowe?
Dokumenty podatkowe – jak długo przechowywać?
- Zeznania roczne (PIT, CIT) oraz deklaracje VAT – 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Księgi rachunkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem – 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
- Rozliczenia ZUS (deklaracje i raporty) – 10 lat od końca roku, którego dotyczą.
Dokumenty kadrowe – okres przechowywania
- Dokumentacja pracownicza dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
- Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – 50 lat od zakończenia stosunku pracy (chyba że pracodawca przekazał do ZUS odpowiednie raporty, co pozwala skrócić okres do 10 lat).
Inne dokumenty w firmie:
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Statuty, regulaminy, pełnomocnictwa | 25 lat |
| Protokoły zebrań, narady pracownicze | 10 lat |
| Sprawozdania roczne i analizy strategiczne | 25 lat |
| Dowody księgowe, ewidencje, faktury | 5 lat |
| Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna | 5 lat |
Za jaki rok będzie można zniszczyć dokumenty w 2025 roku?
- Dokumenty podatkowe za rok 2019 – okres 5-letni upływa z końcem 2024 r., można niszczyć od 1 stycznia 2025 r.
- Dokumentacja pracownicza pracowników, których stosunek pracy zakończył się w 2014 r. – 10-letni okres liczy się od końca 2014 r., co oznacza możliwość zniszczenia od 1 stycznia 2025 r.
- Dowody księgowe i ewidencje za rok 2019 – również 5-letni okres kończy się z końcem 2024 r., zniszczenie od 1 stycznia 2025 r.
