Jak wybrać właściwego dostawcę EDI w 2026?

Zanim zaczniesz porównywać oferty i wpisywać w wyszukiwarkę hasła typu „ranking dostawców EDI” (którego nota bene nie ma), zatrzymaj się na moment wewnątrz własnej organizacji. Najlepszy dostawca to taki, który idealnie wpisuje się w Twój unikalny model biznesowy, a nie tylko wygrywa w tabelce z funkcjonalnościami.

Kluczem do sukcesu jest precyzyjne nazwanie procesów, które wymagają automatyzacji. Dla części firm priorytetem będzie wysyłka zamówień (ORDER) i faktur (INVOIC), dla innych – kluczowa okaże się obsługa awiz wysyłki (DESADV), etykiet logistycznych czy zarządzanie opakowaniami zwrotnymi. Coraz więcej organizacji patrzy jednak szerzej, oczekując, że EDI stanie się „krwiobiegiem” spinającym systemy ERP i inne systemy informatyczne w jedną, spójną całość. Im dokładniej zdefiniujesz te oczekiwania, tym łatwiej odróżnisz dostawcę oferującego proste narzędzie od partnera, który rozumie Twoje procesy end-to-end.

Kolejnym krokiem jest analiza skali działalności i jej dynamiki. Wybór technologii musi uwzględniać nie tylko to, gdzie jesteś dzisiaj, ale także plany na najbliższe 2-3 lata. Jeśli Twoja strategia zakłada ekspansję na rynki zagraniczne lub współpracę z dużymi sieciami handlowymi i operatorami logistycznymi, Twój dostawca musi dysponować gotową infrastrukturą połączeń międzynarodowych. Pamiętajmy też, że w 2026 roku nie da się mówić o EDI w oderwaniu od regulacji prawnych. KSeF w Polsce, platforma PEF czy dyrektywa ViDA zmieniająca zasady w całej Unii Europejskiej sprawiają, że operator EDI przestaje być tylko dostawcą technologii, a staje się partnerem w obszarze compliance.

Na koniec spójrz krytycznie na własne systemy IT. Niezależnie od tego, czy korzystasz z gotowego systemu ERP (np. SAP, Comarch, Microsoft), czy rozwiązania autorskiego, jakość integracji z operatorem EDI będzie decydować o powodzeniu projektu. To właśnie głęboka integracja eliminuje ręczną pracę i błędy, dlatego szukaj partnera z doświadczeniem w łączeniu systemów podobnych do Twojego.

Dylemat „chmura czy własna serwerownia” to jedno z najczęściej zadawanych pytań. W 2026 roku nie ma już jednej, uniwersalnej odpowiedzi, choć rynek wyraźnie zmierza w konkretnym kierunku.

Rozwiązania EDI w chmurze (SaaS) zyskały ogromną popularność dzięki elastyczności i zdjęciu ciężaru utrzymania z wewnętrznych działów IT. W tym modelu to dostawca odpowiada za infrastrukturę, bezpieczeństwo, backupy oraz – co kluczowe w dobie zmian prawnych – bieżące aktualizacje formatów i mapowań. Dla firm, które chcą szybko skalować biznes i wolą model rozliczeń oparty na opłacie za usługę (OPEX), jest to zazwyczaj pierwszy wybór. Pozwala on skupić się na biznesie, a nie na administrowaniu serwerami.

Z drugiej strony, model on-premise, czyli instalacja oprogramowania w siedzibie firmy, nadal znajduje zastosowanie w organizacjach o specyficznych wymogach bezpieczeństwa lub strategiach IT zakładających pełną kontrolę nad danymi. Należy jednak pamiętać, że pełna kontrola oznacza również pełną odpowiedzialność. Utrzymanie zgodności z ciągle zmieniającymi się przepisami podatkowymi (np. nowe schemy e-faktur) wymaga w tym modelu posiadania dedykowanego, kompetentnego zespołu specjalistów wewnątrz firmy.

Coraz częściej spotykanym kompromisem jest model hybrydowy. Firmy pozostawiają krytyczne integracje blisko swoich systemów, jednocześnie wykorzystując platformy chmurowe dostawcy do komunikacji z partnerami zewnętrznymi i administracją publiczną. Sprawdź więc, czy rozważany dostawca jest elastyczny i potrafi dopasować architekturę rozwiązania do Twojej strategii IT.

Kiedy wiesz już, czego potrzebujesz, przychodzi czas na weryfikację kompetencji potencjalnych partnerów. Zamiast kierować się ogólnymi rankingami, zweryfikuj dopasowanie dostawcy w kilku kluczowych obszarach.

Przede wszystkim liczy się doświadczenie branżowe. Projekt dla producenta FMCG dostarczającego towar do sieci handlowych różni się diametralnie od wdrożenia w branży automotive czy farmaceutycznej. Poproś o konkretne case studies i referencje z Twojego sektora. Pozwoli to upewnić się, że dostawca rozumie specyficzne procesy, standardy dokumentów i wyzwania logistyczne, z którymi mierzysz się na co dzień.

Równie istotny jest zakres wsparcia. Niektóre firmy oferują jedynie dostęp do platformy, inne zapewniają kompleksowe usługi typu Managed Services. W tym drugim przypadku dostawca bierze na siebie monitoring przepływu danych, reakcję na błędy, kontakt z Twoimi partnerami i zarządzanie zmianami. Określ jasno, jakiego poziomu zaangażowania oczekujesz – czy chcesz budować własny zespół EDI, czy wolisz powierzyć ten obszar ekspertom.

Nie można zapomnieć o bezpieczeństwie i stabilności. Wymiana dokumentów EDI dotyczy danych krytycznych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Absolutnym minimum, jakiego należy wymagać w 2026 roku, są certyfikaty takie jak ISO 27001:2023-08 (potwierdzający bezpieczeństwo informacji), ISO 9001:2015 (gwarantujący zarządzanie jakością procesów), solidne plany ciągłości działania (BCP) oraz transparentne podejście do RODO. W parze z jakością musi iść przejrzystość finansowa. Dobry partner potrafi przedstawić jasny model TCO (całkowitego kosztu posiadania), obejmujący nie tylko koszty startowe, ale też utrzymanie, rozwój rozwiązania, onboarding nowych partnerów i obsługę przyszłych zmian regulacyjnych. Dzięki temu unikniesz „tanich” ofert, które po kilku latach okazują się najdroższe.

W tym miejscu naturalnie pojawia się pytanie o rolę Grupy EDITEL w tym krajobrazie. Jako międzynarodowy dostawca usług EDI, łączymy wieloletnie doświadczenie na rynkach europejskich z głęboką znajomością lokalnych uwarunkowań prawnych i biznesowych.

EDITEL to partner, który rozumie, że technologia ma służyć biznesowi, a nie odwrotnie. Wspieramy firmy z najróżniejszych sektorów – od handlu detalicznego, przez logistykę, aż po sektor publiczny – dostarczając rozwiązania skrojone na miarę. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz stabilnej platformy chmurowej, czy zaawansowanej integracji systemowej, nasze podejście koncentruje się na jednym celu: sprawieniu, by wymiana danych była niewidoczna, bezbłędna i bezpieczna.

Jesteśmy również centrum kompetencyjnym w zakresie e-fakturowania. Klienci wybierający EDITEL zyskują pewność, że ich procesy są zgodne z aktualnymi wymogami KSeF, PEF czy standardami europejskimi (Peppol, ViDA), a nasz zespół na bieżąco śledzi zmiany w przepisach i przekłada je na konkretne rozwiązania techniczne. Dodatkowo zapewniamy dedykowany help desk, który wspiera użytkowników na każdym etapie pracy z systemem, oraz bezpieczne, cyfrowe archiwum dokumentów. Odciążamy naszych klientów z obowiązku analizowania każdej nowelizacji i komunikatu ministerstwa finansów, pozwalając im skupić się na rozwoju podstawowej działalności.

Jeśli stoisz przed strategiczną decyzją o wyborze lub zmianie dostawcy EDI, zapraszamy do bezpłatnej konsultacji z zespołem EDITEL. Przeanalizujemy Twoje procesy i wspólnie zdefiniujemy model współpracy, który najlepiej przygotuje Twój biznes na wyzwania roku 2026 i kolejnych lat.