Opublikowano dnia: 14.04.2025
Czas czytania 3 Minuty
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – Harmonogram Wdrożenia
e-fakturowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Ministerstwo Finansów intensyfikuje działania mające na celu pełne wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania, które obejmie wszystkich przedsiębiorców. Proces wdrożenia został zaplanowany etapami, co ma ułatwić firmom dostosowanie się do nowych wymagań i przygotowanie swoich systemów informatycznych.
Po więcej informacji zapraszamy na stronę Ministerstwa Finansów:
Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia - Ministerstwo Finansów - Portal Gov.pl
Kluczowe Terminy Wdrożenia KSeF
🔴 1.09.2025 — zamknięte środowiska test/DEMO KSeF 1.0 (koniec testów na starej wersji)
🔴 30.09.2025 — start otwartych testów API KSeF 2.0
🔴 15.10.2025 → DEMO: możliwa integracja po API 2.0
🔴 1.11.2025 — rusza MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień): można składać wnioski o certyfikaty 2.0
🔴 3.11.2025 — do testów trafia Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
🔴 15.11.2025 — Aplikacja Podatnika 2.0 dostępna w DEMO
🔴 26–31.01.2026 — okno serwisowe: wyłączenie produkcji KSeF 1.0
🔴 1.02.2026 — start produkcyjnego KSeF 2.0
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2025 roku. Warto podkreślić, że będzie to pierwszy krok do pełnego wdrożenia obowiązku dla wszystkich firm, dlatego największe podmioty będą pełnić rolę „prekursorów” zmian. To również moment, w którym należy mieć już w pełni gotowy i przetestowany system fakturowania zintegrowany z KSeF.
🔴1 kwietnia 2026 r.:
KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od wielkości firmy czy branży. Oznacza to, że od tego dnia każda faktura VAT wystawiona w obrocie krajowym będzie musiała zostać zarejestrowana w KSeF. Przedsiębiorcy, którzy do tej pory zwlekali z wdrożeniem systemu, będą musieli działać szybko, aby uniknąć sankcji.
Ważne terminy – integracja i testy KSeF
Certyfikaty Wystawcy Faktury
Certyfikaty KSeF 2.0 to elektroniczne poświadczenia tożsamości używane do uwierzytelniania integracji z KSeF oraz do oznaczania faktur w trybach szczególnych (m.in. poprzez kod QR „CERTYFIKAT”). Wnioski o certyfikaty będzie można składać w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 r., a korzystanie z nich w ruchu produkcyjnym zacznie się wraz ze startem KSeF 2.0, czyli 1 lutego 2026 r..
Certyfikaty mogą być wydawane na podmiot (firma) lub osobę działającą w jego imieniu, a ich obsługa łączy się z nadawaniem i kontrolą uprawnień przez wyznaczonych administratorów. Rekomendujemy już teraz wskazać osoby odpowiedzialne za zarządzanie uprawnieniami, przygotować politykę rotacji kluczy oraz uwzględnić obsługę certyfikatów w integracji po API 2.0.
Tryb Offline24
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF i dosłać ją do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym. Na dokumencie widnieje standardowa data wystawienia (pole P_1), a nabywcy z polskim NIP faktura powinna zostać finalnie dostarczona przez KSeF; dla odbiorców zagranicznych, konsumentów lub bez NIP dopuszczalne jest doręczenie w uzgodniony sposób poza KSeF. W trybach szczególnych dokumenty oznacza się odpowiednimi kodami QR, w tym kodem „CERTYFIKAT”, który potwierdza tożsamość wystawcy.
W przypadku oficjalnie ogłoszonych niedostępności KSeF terminy dosłania mogą ulec zmianie zgodnie z komunikatami Ministerstwa Finansów. Tryb offline24 funkcjonuje równolegle z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. — warto zatem przygotować buforowanie i kolejki wysyłek w ERP/EDI oraz procedury dla odbiorców poza KSeF.
Aplikacja Mobilna KSeF
Aplikacja mobilna KSeF to bezpłatne narzędzie do wystawiania i obsługi e-faktur oraz ich weryfikacji po kodzie QR. Należy pamiętać, że działa wyłącznie w środowisku produkcyjnym — każda wysłana z niej faktura trafia do obiegu prawnego. Logowanie odbywa się z wykorzystaniem metod tożsamości publicznej (np. Profil Zaufany) i weryfikacji nadanych uprawnień; aplikacja nie służy do logowania certyfikatem KSeF. Zakres funkcji obejmuje m.in. wystawianie i korekty, podgląd i udostępnianie dokumentów, zarządzanie kontrahentami oraz obsługę wielu profili firmowych.
Jeśli planujesz korzystać z aplikacji operacyjnie, przygotuj jasne zasady użycia (kto i w jakich sytuacjach z niej korzysta) oraz krótkie szkolenie — praca odbywa się na „żywych” danych.
Chcesz przygotować swoją firmę do integracji z KSeF?
Skontaktuj się z nami – eksperci Editel Polska pomogą Ci przeprowadzić proces wdrożenia zgodnie z harmonogramem i wymaganiami Ministerstwa Finansów.
CZY ROZWIĄZANIA FAKTUROWANIA ELEKTRONICZNEGO EDITEL SĄ ODPOWIEDNIE DLA TWOJEJ BRANŻY?
Odkryj możliwości, które niosą ze sobą rozwiązania EDI- od błyskawicznej integracji z sieciami handlowymi w Polsce, Europie i na Świecie, do archiwizacji faktur EDI i przyłączenia (onboardingu) partnerów biznesowych.