KSeF 2.0 – nowy rozdział w cyfryzacji polskiego VAT-u

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF odbędzie się w dwóch etapach:

• Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm o obrotach powyżej 200 mln zł (około 5 tys. podmiotów),
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Dodatkowo, do końca 2026 roku z obowiązku wystawiania e-faktur zwolnione zostaną firmy, których miesięczna sprzedaż fakturowa nie przekroczy 10 tys. zł – to ukłon w stronę najmniejszych i cyfrowo wykluczonych podmiotów.

Z punktu widzenia przedsiębiorców, KSeF 2.0 to nie tylko zmiana technologiczna, ale również funkcjonalna:

• Pojawi się nowy tryb offline24 – pozwalający wystawiać faktury poza systemem z kodem QR i wprowadzać je do KSeF w ciągu 24 godzin.
• Struktura faktury zostanie zaktualizowana do wersji xml.FA(3) – uwzględniającej np. załączniki (inne niż PDF), faktury konsumenckie oraz dane jednostek budżetowych w transakcjach B2G.
• Nabywcy będą zobowiązani do tzw. samoidentyfikacji – podania numeru VAT lub NIP w zależności od statusu rejestracji.

Co ważne – do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy w korzystaniu z KSeF. Ten czas ma służyć adaptacji i edukacji.

Warto przypomnieć, że polski model KSeF został uruchomiony na podstawie zgody derogacyjnej UE i funkcjonuje w modelu scentralizowanym. Tymczasem Komisja Europejska w ramach inicjatywy ViDA (VAT in the Digital Age) dąży do harmonizacji e-fakturowania w całej UE – w modelu rozproszonym i zgodnym z normą EN 16931. Oznacza to, że po 2027 r. Polska będzie musiała dostosować swój system do nowych realiów.

Dla firm, które do tej pory nie korzystały z e-fakturowania, nadchodzące zmiany to poważne wyzwanie. Warto jednak potraktować je jako okazję do transformacji procesów biznesowych. Eksperci EDITEL Polska podkreślają, że wdrożenie KSeF może być czymś więcej niż spełnieniem obowiązku – może stać się impulsem do automatyzacji, optymalizacji i zwiększenia kontroli nad danymi.

Jak podkreślono w materiałach EDITEL, już ponad 90% klientów tej firmy korzysta z e-faktur niezależnie od obowiązków regulacyjnych – bo to się po prostu opłaca.