Opublikowano dnia: 29.12.2025
KSeF ostatni dzwonek
E-faktury w Polsce – ostatni dzwonek przed KSeF
Już w lutym Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestanie być opcją, a stanie się obowiązkiem. Po latach przesunięć i zmian harmonogramu, podpis prezydenta z 27 sierpnia 2025 r. przypieczętował decyzję: od lutego 2026 roku duzi podatnicy muszą być gotowi. To moment, w którym firmy nie mogą już zwlekać. Czas przygotowań właśnie się kończy.
KSeF to narzędzie, które ma całkowicie zmienić sposób obiegu faktur w Polsce. Jego głównym celem jest uproszczenie procesów poprzez odejście od papierowych dokumentów i przesyłania faktur w formacie PDF.
Równocześnie system ma uszczelnić pobór podatków dzięki szybszej kontroli i automatyzacji rozliczeń VAT. KSeF daje także administracji znacznie lepszy dostęp do danych, pozwalając na monitorowanie transakcji w czasie rzeczywistym, a przedsiębiorstwom zapewnia ułatwioną archiwizację, ponieważ wszystkie faktury przechowywane są centralnie w jednolitym standardzie. W praktyce oznacza to nie tylko dodatkowe narzędzie fiskusa, ale też rozwiązanie, które w dłuższej perspektywie uprości życie firmom.
Gra na czas się skończyła
Początkowo obowiązek korzystania z KSeF miał zostać wprowadzony już w 2024 roku. Szybko jednak okazało się, że tempo wdrożeń jest zbyt wysokie, a zarówno przedsiębiorcy, jak i dostawcy systemów, potrzebują więcej czasu.
Termin przesunięto, potem jeszcze raz zmieniono, aż wielu zaczęło powątpiewać, czy projekt w ogóle doczeka się realizacji. Ten okres niepewności zakończył się 27 sierpnia 2025 roku, kiedy prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę, która ostatecznie przypieczętowała decyzję. KSeF stanie się obowiązkowy i odwrotu już nie ma.
Polska w europejskim trendzie
Elektroniczny obieg faktur nie jest polskim wynalazkiem. Podobne systemy funkcjonują już we Włoszech i Hiszpanii, a w kolejnych krajach trwają prace nad ich wdrożeniem. Trend jest jasny, a cyfrowe fakturowanie staje się standardem.
Warto przy tym wspomnieć, że Komisja Europejska pracuje nad inicjatywą ViDA (VAT in the Digital Age), która zakłada wprowadzenie obowiązkowych e-faktur także w transakcjach B2B na poziomie całej Unii. W przypadku B2G, czyli relacji pomiędzy biznesem a administracją publiczną, takie rozwiązania funkcjonują już od lat.
Ostatnia prosta
Dla firm w Polsce kluczowe są najbliższe miesiące. 1 listopada 2025 roku uruchomiony został Moduł Certyfikatów i Uprawnień, który pozwala na składanie wniosków o certyfikaty KSeF 2.0. Kilka dni później, 3 listopada, przedsiębiorcy mogli rozpocząć testowanie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a w ciągu najbliższych dni udostępniona zostanie w wersji przedprodukcyjnej KSeF 2.0.
Koniec stycznia 2026 przyniesie ważną zmianę, w dniach 26–31 stycznia planowana jest przerwa techniczna i wyłączenie wersji produkcyjnej KSeF 1.0.
Obowiązek korzystania z systemu rozpocznie się od lutego 2026 roku w przypadku dużych podatników, a od kwietnia 2026 roku obejmie pozostałe przedsiębiorstwa.
Co to oznacza dla firm?
Przedsiębiorstwa muszą pamiętać, że do końca stycznia 2026 roku wszystkie systemy finansowo-księgowe muszą zostać dostosowane do nowej wersji KSeF. To nie tylko kwestia odpowiednich narzędzi technologicznych, ale także procesów i kompetencji w firmie.
Obecni użytkownicy KSeF 1.0 będą mogli działać jeszcze do końca stycznia, ale w praktyce oznacza to konieczność przejścia na KSeF 2.0 w ciągu najbliższych tygodni. Ten czas trzeba wykorzystać na sprawdzenie integracji z systemami ERP, dostosowanie procedur biznesowych oraz przeszkolenie pracowników, którzy będą korzystali z nowych rozwiązań.
Czas działać teraz
Po latach przesuwania terminów sytuacja stała się jasna. KSeF wchodzi w życie i stanie się codziennością każdej firmy w Polsce.
Od lutego i kwietnia 2026 roku nie będzie już wyboru, a wszystkie faktury będą musiały przechodzić przez centralny system. Dla jednych to wyzwanie, dla innych szansa na uporządkowanie procesów i dalszą automatyzację.