SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, IFS, StreamSoft, LN Infor, BPSC ERP — producenci systemów ERP konkurują o klientów na całym świecie. Same systemy nie wystarczą jednak, aby firmy mogły automatycznie i w ustrukturyzowany sposób wymieniać dane z klientami czy dostawcami. W tym miejscu potrzebne jest EDI.
System ERP porządkuje dane i procesy wewnątrz organizacji. EDI pozwala rozszerzyć tę logikę na komunikację z otoczeniem biznesowym. Harald Hübler z EDITEL wyjaśnia, dlaczego integracja ERP i EDI ma znaczenie, jak przebiega oraz czym kierować się przy wyborze dostawcy.
Dlaczego już na etapie wdrażania systemu ERP warto zaplanować jego integrację z EDI realizowaną przez wyspecjalizowanego dostawcę?
Efektywna i płynna komunikacja między firmami ma dziś coraz większe znaczenie. Systemy ERP służą do łączenia wielu etapów przetwarzania w jeden przepływ pracy oraz do centralizacji danych. Integracja z EDI automatyzuje wymianę danych, co przynosi istotne korzyści szczególnie w logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw, gdzie współpracuje ze sobą co najmniej dwóch partnerów biznesowych.
Jakie są główne korzyści?
W skrócie: EDI upraszcza i przyspiesza komunikację w łańcuchu dostaw. Proces oparty na EDI umożliwia automatyczną wymianę danych. Oznacza to, że dokumenty biznesowe, takie jak zamówienia (ORDERS), awiza wysyłki (DESADV) czy faktury (INVOIC), mogą być tworzone bezpośrednio na podstawie danych dostępnych już w systemie ERP.
W efekcie poprawia się jakość danych, eliminowane jest ręczne wprowadzanie danych, ogranicza się ryzyko błędów, a czas przetwarzania znacznie się skraca. Przesyłanie dokumentów i danych biznesowych za pośrednictwem rozwiązania EDI może istotnie przyspieszyć cykle biznesowe. Kluczową korzyścią jest zautomatyzowane współdziałanie systemów EDI i ERP, które optymalizuje procesy biznesowe jako całość.
Czy integracja daje również przewagę strategiczną?
Zdecydowanie. Nowoczesne systemy EDI mogą integrować się z innymi narzędziami i platformami przedsiębiorstwa, w tym z systemami ERP. Zapewniają dzięki temu lepszy wgląd w działalność firmy i ułatwiają analizę danych. Organizacje mogą szybciej podejmować decyzje oraz sprawniej reagować na zmiany rynkowe i oczekiwania klientów.
EDI ułatwia również włączanie nowych partnerów biznesowych do współpracy na całym świecie. Zapewnia wspólny język biznesowy, który wspiera spójną komunikację niezależnie od używanego systemu czy granic państwowych.
Jakie warunki powinien spełniać system ERP, aby możliwa była integracja z EDI?
Podczas wdrażania systemu ERP warto od razu określić wymagania dotyczące komunikacji EDI i przygotować system do integracji z rozwiązaniem oferowanym przez zewnętrznego dostawcę. Nie jest to jednak warunek konieczny, działający już system ERP można zintegrować z wybranym partnerem EDI również na późniejszym etapie.
Najważniejszym elementem każdej integracji EDI z systemem ERP jest import i eksport danych ustrukturyzowanych. W systemie ERP obsługuje go interfejs importu i eksportu.
Systemy ERP zazwyczaj nie generują plików EDIFACT bezpośrednio. Zamiast tego korzystają z własnego formatu, który następnie jest konwertowany na format odpowiedni dla danego partnera biznesowego za pomocą konwertera EDI.
