Tomasz Kuciel w rozmowie z inwestorzy.tv

KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który będzie służył fiskusowi do bezpośredniej kontroli transakcji i ograniczania luki VAT, czyli uszczelniania podatku. To główny cel tego typu rozwiązań i nie dotyczy wyłącznie Polski. Formalnie rzecz ujmując, po wejściu w życie obowiązku faktury nie będzie można wystawić, jeśli nie zostanie zarejestrowana w KSeF — de facto wystawienie będzie następowało w systemie.

Są dwa terminy: dla dużych przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. Jest w tym jednak mały „kruczek”: jeśli fakturę wystawia duży przedsiębiorca, a odbiorcą jest mała firma, to praktycznie także powinna być gotowa od 1 lutego, aby móc taką fakturę pobrać z KSeF. Te dwie daty mogą wprowadzać pewne zamieszanie.

To w dużej mierze pytanie do samych firm. Mikrofirmy i małe przedsiębiorstwa korzystające z rozwiązań chmurowych prawdopodobnie zauważą niewielką zmianę. Jeśli mają dziś system do fakturowania w chmurze, to zwykle jest on już zintegrowany z KSeF i faktura trafi tam automatycznie. Nowością może być to, że w tym samym systemie pojawi się również faktura kosztowa pobrana z KSeF.

W przypadku średnich i dużych firm, pracujących na systemach informatycznych, kluczowe jest, czy dany system jest przygotowany. Jeśli tak, użytkownik końcowy może nie odczuć dużej różnicy — faktura pojawi się w systemie — ale sposób jej obsługi to oddzielna kwestia. Pozostaje decyzja, czy trzymać się dotychczasowych procesów, czy wykorzystać okazję do pełniejszej cyfryzacji obiegu. W skrajnym przypadku można pobrać fakturę z KSeF, zrobić jej wizualizację w PDF, a następnie wydrukować i obsłużyć jak wcześniej, choć z punktu widzenia przetwarzania dokumentów elektronicznych to krok wstecz.

No i w końcu firma świadoma, która przygotowywała się do tego przez kilka lat, może powiedzieć: „Dobrze, mam KSeF, mam elektroniczną fakturę, w pełni cyfrową, więc przetwarzam ją automatycznie”. Do tego stopnia, że może się do pewnego stopnia sama zaksięgować — „sama”, oczywiście, w cudzysłowie.

Firmy mające wiele systemów i oddziałów muszą liczyć się z centralnym punktem odbioru: KSeF prowadzi jedno konto podatnika, więc wszystkie faktury trafią w jedno miejsce i stamtąd trzeba je skierować do właściwych systemów lub jednostek. Trzeba sobie z tym poradzić organizacyjnie.

Zachęcam, aby nie szukać luk i nie odkładać wdrożenia. Przepisy przewidują pewną elastyczność w 2026 r., ale nie warto „zadzierać” z fiskusem — to może się różnie skończyć. Poza ewentualnymi konsekwencjami formalnymi pojawia się naturalne pytanie o wiarygodność firmy, która przez kolejne miesiące nie chce się przygotować. Problemy w pierwszych miesiącach można zrozumieć, lecz przeciąganie nieprzygotowania przez cały rok jest ryzykowne.

Jestem zdecydowanie zwolennikiem tego drugiego podejścia. Skoro system otwiera firmę na komunikację elektroniczną — faktura wychodzi i przychodzi w formie cyfrowej — to naturalnie otwiera też drogę do integracji. Pojawia się pytanie: dlaczego ograniczać się do faktur? W podobny sposób można przetwarzać zamówienia, potwierdzenia, awiza dostawy/odbioru i inne dokumenty towarzyszące transakcjom handlowym. Gdy cały łańcuch dokumentów przechodzi elektronicznie między partnerami, mamy dużo danych i możliwości: szybsze przetwarzanie faktur i zatwierdzanie płatności oraz sprawniejsze realizowanie zamówień.

Nie. To zagadnienie strategiczne. Można potraktować je jako czysty obowiązek legislacyjny (compliance) i ponieść koszty zmiany procesów, ale lepiej wykorzystać KSeF jako impuls do automatyzacji i cyfryzacji. W realiach polskich i unijnych realnie zwiększa to konkurencyjność firmy.

I tak, i nie. ViDA przewiduje w całej UE rozwiązania typu CTC (Continuous Transaction Controls), ale w modelu raportowym: strony wymieniają faktury między sobą, a następnie raportują je do systemu państwowego. Polski KSeF działa centralnie — partnerzy nie wymieniają faktury bezpośrednio, tylko poprzez system: trzeba ją tam załadować, zarejestrować, a następnie pobrać. Konsekwencją może być to, że prędzej czy później trzeba będzie dostosować się do innych wymogów. To perspektywa kilku lat, a podobne „rewolucje” dzieją się już w innych krajach; jako państwo w jednolitym rynku będziemy pod ich wpływem, jak np. w przypadku Belgii, a wkrótce Słowacji czy Słowenii.

Dowiedz się więcej o ViDA (VAT in Digita Age)

Warto spojrzeć na Belgię i Francję, a w najbliższym czasie także na Słowenię, Słowację i Chorwację, która startuje 1 stycznia 2026 r. Belgia również 1 stycznia 2026 r. Te kraje będą miały na nas wpływ, bo działamy w jednej strefie gospodarczej. Nawet jeśli kontrahentów jest niewielu, rozprzestrzeni się nowy trend i praktyki zgodne z ViDA. Pojawi się inny format faktury niż w KSeF, więc przy wdrożeniu warto myśleć o możliwości integracji szerszej niż tylko w kontekście polskim.