Wdrożenie KSeF w praktyce – komentarz Tomasza Kuciela

Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to istotna zmiana, która wymaga nie tylko dostosowania procesów księgowych, ale także przemyślenia sposobu, w jaki organizacja zarządza obiegiem dokumentów oraz komunikacją z kontrahentami i administracją skarbową.

- podkreśla Tomasz Kuciel

Przede wszystkim, należy zacząć od analizy gotowości systemów IT. KSeF opiera się na wymianie danych w formacie ustrukturyzowanym (XML), dlatego systemy finansowo-księgowe firmy muszą być w stanie generować i przetwarzać takie pliki. To oznacza, że konieczne może być wdrożenie odpowiednich integracji lub aktualizacja oprogramowania, by zapewnić zgodność z wymaganiami systemu Ministerstwa Finansów. Firmy korzystające z zewnętrznych dostawców oprogramowania powinny upewnić się, że ich partnerzy są gotowi do obsługi KSeF i oferują odpowiedni poziom wsparcia technicznego. Problem z tym mogą mieć firmy korzystające z zagranicznych i autorskich rozwiązań. 

Kolejnym istotnym aspektem jest bezpieczeństwo i kontrola nad procesem wystawiania oraz odbierania faktur. W KSeF to system państwowy pełni funkcję „pośrednika” – faktura uznawana jest za wystawioną dopiero w momencie jej przesłania i przyjęcia przez system. Dlatego firmy muszą zadbać o odpowiednią organizację procesu fakturowania: ustalenie procedur awaryjnych, monitorowanie statusów dokumentów i odpowiednie uprawnienia użytkowników. 

Nie mniej ważny jest aspekt organizacyjny. Wdrożenie KSeF to moment, który warto wykorzystać do uporządkowania procesów wewnętrznych. Ustandaryzowanie sposobu pracy z dokumentami finansowymi, digitalizacja i rezygnacja z papierowego obiegu mogą znacząco zwiększyć efektywność działów księgowości i controllingu. W praktyce wiele firm decyduje się przy tej okazji na pełniejsze wdrożenie e-fakturowania, korzystając z usług wyspecjalizowanych dostawców technologii, którzy nie tylko zapewniają zgodność z KSeF, ale także oferują dodatkowe funkcje, jak archiwizacja, workflow czy zaawansowana analityka.

Na początek warto zrobić przegląd obecnych procesów fakturowania – jak dziś powstają faktury, kto za to odpowiada, jak są przesyłane do klientów i jak trafiają do systemu księgowego. Dobrze jest to rozrysować i zrozumieć każdy krok. Taka analiza pozwala zidentyfikować słabe punkty i potencjalne ryzyka, które w przypadku wdrożenia KSeF mogłyby się uwypuklić. W strategii powinno znaleźć się miejsce na te obserwacje i konkretne pomysły na to, jak je usprawnić. 

Drugi obszar to technologia. Czy nasze obecne oprogramowanie jest gotowe na KSeF? Jeśli tak – świetnie, ale nawet wtedy warto przyjrzeć się, jak wygląda integracja z systemem Ministerstwa Finansów, jakie dane będą przesyłane i jak wygląda kontrola nad całym procesem. Jeśli nie – trzeba rozważyć różne scenariusze: czy lepiej zainwestować w aktualizację obecnych systemów, czy może skorzystać z rozwiązania zewnętrznego, które zadba o komunikację z KSeF i da firmie większy komfort pracy. W tym kontekście wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z dostawcami specjalizującymi się w e-fakturowaniu – bo oprócz samej integracji oferują też funkcje dodatkowe, które ułatwiają życie księgowym i handlowcom. 

Kolejny ważny punkt strategii to ludzie, czyli zespół, który będzie zaangażowany w projekt. Wdrożenie KSeF to nie jest tylko temat dla działu finansowego czy IT. Istotne jest, by każdy wiedział, jakie ma zadania i jakie są terminy. Przy okazji dobrze też zaplanować szkolenia dla pracowników – tak, żeby nikt nie czuł się zagubiony, gdy system ruszy.

Wdrożenie KSeF to nie moment na improwizację.

Nie można też zapomnieć o komunikacji z kontrahentami. Nawet jeśli formalnie nie trzeba ich informować o tym, że firma korzysta z KSeF, to w praktyce warto to zrobić – szczególnie jeśli zmieni się sposób przesyłania faktur. W strategii wdrożenia powinno znaleźć się miejsce na plan komunikacji z partnerami biznesowymi. 

Wreszcie testy. Wdrożenie KSeF to nie moment na improwizację. Strategia powinna uwzględniać czas na testowanie systemu, na próbne wystawianie i odbieranie faktur, na sprawdzenie, czy dane trafiają tam, gdzie trzeba, i czy wszystko działa płynnie. Testy pozwalają wychwycić błędy, zanim pojawią się w realnej pracy – a to oszczędność stresu, czasu i pieniędzy.

Tak, wiele firm – zwłaszcza tych większych – z dużym prawdopodobieństwem zdecyduje się na outsourcowanie obsługi komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Skala działalności, stopień skomplikowania procesów księgowych oraz złożoność systemów informatycznych sprawiają, że dla wielu przedsiębiorstw samodzielne wdrożenie i utrzymanie połączenia z KSeF może być zbyt czasochłonne i kosztowne. 

Małe firmy, które wystawiają kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie, mogą przygotować się do nowego obowiązku we własnym zakresie. Ministerstwo Finansów oferuje bezpłatne narzędzia – jak aplikacja webowa – które pozwalają wystawiać i odbierać faktury w ramach KSeF bez konieczności posiadania własnego systemu ERP czy specjalistycznej wiedzy technicznej. Dla takich podmiotów, które operują na prostych procesach i niewielkiej liczbie dokumentów, to rozwiązanie może być wystarczające. 

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku średnich i dużych firm, które codziennie przetwarzają dziesiątki, a nierzadko setki faktur, często w kilku systemach jednocześnie. W ich przypadku konieczne jest zapewnienie niezawodnej i zautomatyzowanej integracji z KSeF, zgodnej z wymaganiami technicznymi, a także gotowej na sytuacje awaryjne, takie jak błędnie przesłane dokumenty czy przerwy w dostępności systemu. W takich warunkach współpraca z wyspecjalizowanym dostawcą rozwiązań e-fakturowania staje się naturalnym wyborem. Partner technologiczny nie tylko zapewnia zgodność z wymaganiami KSeF, ale też często oferuje dodatkowe funkcjonalności – jak elektroniczny obieg dokumentów, archiwizacja, monitorowanie statusów, raportowanie czy integracja z istniejącymi systemami ERP. 

Outsourcing komunikacji z KSeF oznacza również przeniesienie odpowiedzialności za bieżące utrzymanie i aktualizację po stronie dostawcy. To istotne, zwłaszcza że KSeF będzie systemem rozwijanym – już teraz zapowiadane są zmiany w strukturze faktur, a także kolejne etapy wdrażania obowiązków po stronie podatników. Posiadanie partnera, który na bieżąco śledzi te zmiany i dostosowuje rozwiązanie do nowych wymogów, pozwala firmie skupić się na swojej podstawowej działalności bez konieczności angażowania własnych zasobów IT i finansowych w ciągłą aktualizację rozwiązań.

Tak, operatorzy EDI są przygotowani na obsługę dużej skali komunikacji z KSeF – zarówno pod kątem przesyłania dokumentów, jak i ich monitorowania. Działają na podstawie sprawdzonych rozwiązań, które już dziś wspierają firmy w codziennej wymianie dużej liczby faktur. 

Większym znakiem zapytania pozostaje raczej stabilność i wydajność samego KSeF, szczególnie w początkowym okresie jego obowiązywania, dlatego tak ważne jest, by korzystać z rozwiązań, które potrafią elastycznie reagować na ewentualne przestoje czy zmiany po stronie centralnego systemu.

Zależy od ich podejścia do tego procesu. Sama zmiana sposobu przesyłania faktur nie oznacza automatycznej poprawy efektywności. Kluczowe jest, jak przedsiębiorstwa podejdą do  drożenia: czy ograniczą się jedynie do spełnienia wymogów ustawowych, czy potraktują ten moment jako impuls do szerszych zmian. 

Dla wielu firm pokusa „wdrożenia minimum” będzie zrozumiała – szczególnie w mniejszych organizacjach, gdzie zasoby są ograniczone, a zmiany narzucane odgórnie mogą być traktowane jako obowiązek, a nie szansa. W takim przypadku e-fakturowanie sprowadzi się do nowej formy wysyłki dokumentów – wygodniejszej z punktu widzenia administracji, ale niekoniecznie przełomowej dla samej firmy. Inaczej wygląda sytuacja w firmach, które wdrożenie KSeF potraktują jako okazję na wprowadzenie cyfryzacji na większą skalę. Jeśli organizacja przy tej okazji zdecyduje się na automatyzację obiegu dokumentów czy integrację z systemami EDI (Electronic Data Interchange), to korzyści mogą być znaczące – od oszczędności czasu i kosztów, przez lepszą kontrolę nad procesami, aż po większą przejrzystość i bezpieczeństwo danych. 

Warto też podkreślić, że KSeF nie kończy się na fakturze. To pierwszy krok w kierunku głębszej integracji systemów podatkowych i księgowych z administracją. Firmy, które już teraz budują swoje procesy z myślą o przyszłości – z uwzględnieniem możliwych Kolejnych obowiązków elektronicznych, jak JPK, e-raportowanie czy cyfrowe kontrole skarbowe – będą miały łatwiej, gdy te zmiany faktycznie wejdą w życie.

KSeF sam w sobie nie uczyni firmy bardziej innowacyjną czy konkurencyjną. Wybór między „minimum” a „maksimum” pozostaje po stronie firm – i od tego wyboru w dużej mierze zależeć będzie ich realny zysk z tej zmiany.

Jedną z najważniejszych korzyści jest automatyzacja komunikacji biznesowej. Dzięki integracji z KSeF możliwe jest wystawianie i odbieranie faktur bez udziału człowieka – dokumenty są przesyłane w tle, systemy ERP „rozmawiają” ze sobą przez państwowy system, a dane trafiają bezpośrednio tam, gdzie trzeba. 

Zautomatyzowany obieg faktur ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania danych, co w praktyce oznacza mniej pomyłek, szybszy czas przetwarzania dokumentów i większą spójność danych. W tradycyjnym modelu koszt obsługi papierowej faktury (drukowanie, wysyłka, archiwizacja, ręczne księgowanie) może być kilkakrotnie wyższy niż przy cyfrowym modelu. Przy dużej skali działalności te oszczędności stają się zauważalne i mają wpływ na rentowność firmy. Nie można też zapominać o poprawie bezpieczeństwa i przejrzystości. KSeF zapewnia jednoznaczne potwierdzenie wystawienia faktury (data i numer referencyjny systemu), co eliminuje wątpliwości w relacjach z kontrahentami i skraca czas potrzebny na rozwiązywanie ewentualnych sporów. Centralna archiwizacja faktur w systemie MF daje dodatkową pewność, że dokumenty nie zginą i są dostępne w razie kontroli. 

Ale obok tych korzyści stoją wyzwania– i to niemałe, szczególnie że czas na ich realizację jest ograniczony. Największym z nich jest krótki termin do wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Firmy, które jeszcze nie rozpoczęły przygotowań, mogą mieć trudność ze zdążeniem, zwłaszcza jeśli procesy są rozproszone, systemy IT nie są zintegrowane, a pracownicy nieprzygotowani do zmiany.

Drugie wyzwanie to konieczność dostosowania procesów wewnętrznych. Firmy muszą na nowo przemyśleć obieg dokumentów, przypisać nowe role, zdefiniować procesy awaryjne i przeszkolić zespół. Często oznacza to reorganizację pracy działów księgowości, sprzedaży i IT – a każda taka zmiana wymaga czasu, zaangażowania i dobrej koordynacji. 

KSeF to więc szansa na zwiększenie efektywności i uporządkowanie procesów, ale też wyzwanie organizacyjne. Klucz do sukcesu leży w odpowiednim zaplanowaniu działań, wyborze właściwego partnera i zaangażowaniu zespołu, który rozumie, że KSeF to nie tylko obowiązek, ale też inwestycja w przyszłość firmy.