KSeF: Krajowy System
e-Faktur

• Wystawianie faktury: Przedsiębiorca korzysta z programu zintegrowanego z API KSeF (albo z bezpłatnych narzędzi MF) i wysyła fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML (FA(3)) do KSeF.
   
• Weryfikacja i nadanie numeru: KSeF weryfikuje plik i – gdy jest poprawny – nadaje fakturze numer KSeF (KSeF ID). Powstaje także UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) jako osobny dokument XML do pobrania przez API. Datą otrzymania faktury (w trybie online) jest dzień nadania numeru KSeF.
   
• Udostępnienie faktury odbiorcy: Odbiorca ma dostęp po uwierzytelnieniu w KSeF. Dodatkowo możliwy jest dwuetapowy dostęp z kodem QR lub dostęp anonimowy (bez logowania) po podaniu wymaganych danych. Przy dostępie anonimowym trzeba podać m.in.: numer KSeF, numer faktury od podatnika (P_2), NIP lub informację o jego braku, imię i nazwisko/nazwę nabywcy lub informację o braku oraz kwotę należności ogółem (P_15).

Obowiązkowy KSeF będzie wchodził w życie etapami, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Proces legislacyjny składa się z dwóch etapów. W ramach pierwszego etapu legislacji opublikowana została ustawa z dnia 9 maja 2024 r. o zmianie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), która w m.in r. przesunęła obowiązek KSeF z 1 lipca 2024 r. na 1 lutego 2026 r. Przesunięte zostały również terminy na stosowanie sankcji oraz obowiązek dokonywania płatności przy użyciu numeru KSeF/zbiorczego identyfikatora płatności pomiędzy podatnikami czynnymi czynnie. Obecnie trwają prace nad drugim etapem prac legislacyjnych. 18 lipca br. odbyły się kolejne konsultacje dotyczące rozwiązań prawnych i biznesowych dotyczących obowiązkowego KSeF.

Prace legislacyjne nad aktami wykonawczymi zostaną wznowione po zakończeniu drugiego etapu prac legislacyjnych.

Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe dla podatników czynnych czynnie, a także dla podatników zwolnionych wystawiających faktury VAT. Obowiązek ten będzie dotyczył podatników mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, uczestniczących w danej transakcji. Pozostałe podmioty zagraniczne nadal będą mogły korzystać z systemu na zasadzie dobrowolności.

Fakturowanie ustrukturyzowane będzie obowiązkowe tylko w przypadku czynności, które wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Ponadto niektóre czynności zostaną wyłączone z zakresu obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego.

W wyniku konsultacji społecznych Ministerstwo Finansów rozważa możliwość fakultatywnego wykorzystania KSeF do faktur B2C.

Podatnicy przygotowują e-faktury w swoich systemach finansowo-księgowych w postaci plików tekstowych XML, zgodnie ze schematem ustalonym przez Ministerstwo Finansów, a następnie przesyłają je do KSeF za pomocą API (czyli interfejsu umożliwiającego połączenie i wymianę danych między systemami). Nie jest wymagane korzystanie z konkretnego oprogramowania, ale podatnik musi zadbać o to, aby wygenerowany plik faktury był zgodny ze strukturą logiczną XSD e-faktury, która określa układ i wzajemne powiązania pól na fakturze.

Dla podatników, którzy nie posiadają dedykowanych rozwiązań do obsługi KSeF, wystawienie e-faktury jest możliwe poprzez skorzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF).

Tak, faktury z KSeF (Krajowy System e-Fakturowania) są równoważne papierowym fakturom pod względem prawa do odliczenia VAT. Oznacza to, że jeśli spełniają wszystkie wymagania formalne i zawierają poprawne dane, możesz odliczyć VAT na podstawie takiej faktury tak samo, jak przy tradycyjnych fakturach papierowych.

Tak – w KSeF 2.0 (FA(3)) możliwe jest dołączenie załącznika (przez API). „Załącznik” w FA(3) to dodatkowy, opcjonalny węzeł w strukturze e-faktury. Jest elementem ustrukturyzowanym (XML) i stanowi integralną część faktury — nie jest odrębnym plikiem.

Tak, w systemie KSeF można wystawiać faktury również do zagranicznych kontrahentów. Faktura wystawiona w KSeF może dotyczyć transakcji krajowych i zagranicznych, jednakże w przypadku transakcji z kontrahentami zagranicznymi, należy upewnić się, że faktura zawiera odpowiednie informacje, takie jak numer VAT kontrahenta zagranicznego (w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych) lub inne wymagane dane zależne od rodzaju transakcji (np. eksport towarów). Ważne jest, aby faktura była zgodna z przepisami dotyczącymi VAT w przypadku transakcji międzynarodowych.

1) Status i UPO w KSeF
Po wysłaniu faktury sprawdź status oraz pobierz UPO. Status „przyjęta do KSeF” i nadany KSeF ID oznaczają, że dokument został poprawnie zarejestrowany w systemie.

2) Dostęp odbiorcy w KSeF
Faktura jest udostępniona odbiorcy w KSeF (ma do niej dostęp po zalogowaniu lub – jeśli spełnione warunki – anonimowo po danych z faktury). KSeF nie potwierdza odczytu faktury przez odbiorcę.

3) Kontakt operacyjny (opcjonalnie)
Jeśli potrzebujesz pewności biznesowej (np. termin płatności, akceptacja), skontaktuj się z kontrahentem lub uzgodnij automatyczne potwierdzenia po jego stronie (np. zwrotny komunikat w integracji).

Nie, KSeF nie zastąpi PEF.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w transakcjach pomiędzy firmami (B2B), jak i między firmami a instytucjami publicznymi (B2G).

PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) służy natomiast wyłącznie do fakturowania w zamówieniach publicznych (obsługuje relacje typu B2G).

Chociaż od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF większość faktur elektronicznych (w tym do instytucji publicznych) będzie obsługiwana właśnie przez KSeF, PEF nadal będzie używany do obsługi faktur powiązanych z zamówieniami publicznymi w ramach prawa zamówień publicznych.

W praktyce:

• KSeF będzie podstawowym systemem dla wszystkich faktur elektronicznych w Polsce.
• PEF pozostanie równoległym kanałem wyłącznie dla dokumentów związanych z elektronicznym fakturowaniem w zamówieniach publicznych zgodnych z unijną normą i siecią Peppol.

Dwa systemy będą współistnieć, przynajmniej do czasu ewentualnych zmian regulacyjnych.

KSeF (Krajowy System e-Fakturowania) i OCR (Optical Character Recognition) różnią się zasadniczo pod względem funkcji i celu:

1. KSeF (Krajowy System e-Fakturowania):
   • KSeF to system stworzony przez polską administrację skarbową, który umożliwia przesyłanie faktur elektronicznych bezpośrednio do administracji skarbowej.
   • System ten służy do wymiany faktur pomiędzy przedsiębiorcami a administracją skarbową, a także do kontroli zgodności dokumentów z przepisami VAT.
   • KSeF pozwala na automatyczne przesyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
2. OCR (Optical Character Recognition):
   • OCR to technologia rozpoznawania znaków na obrazach lub dokumentach zeskanowanych w formie obrazu (np. PDF, zdjęcie).
   • Celem OCR jest konwersja obrazów dokumentów na edytowalny tekst, co pozwala na automatyczne przetwarzanie i wprowadzanie danych do systemów komputerowych.
   • OCR jest wykorzystywane do rozpoznawania tekstu z dokumentów papierowych (np. faktur papierowych), które następnie mogą zostać przetworzone w systemie komputerowym.

Podsumowanie różnic:

• KSeF jest systemem do wymiany e-faktur pomiędzy przedsiębiorcami a administracją skarbową w Polsce, natomiast OCR to technologia służąca do odczytu i przetwarzania tekstu z obrazów dokumentów, często używana do digitalizacji faktur papierowych.
• KSeF działa na fakturach elektronicznych, a OCR jest wykorzystywane do przetwarzania dokumentów papierowych lub obrazów w formie edytowalnego tekstu.