W Słowenii proces e-fakturowania składa się z następujących etapów:
- Tworzenie faktur: Dostawcy są zobowiązani do wystawiania faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym zgodnym z krajowymi lub europejskimi standardami e-fakturowania. Akceptowane formaty to m.in. e-SLOG (standard lokalny), UBL 2.1, CII lub inny uzgodniony format, pod warunkiem że spełnia wymagania podstawowe określone w normie EN 16931. Faktura musi zawierać wszystkie wymagane elementy i zapewniać spójność danych między systemami.
- Składanie: Faktury elektroniczne mogą być przesyłane na kilka sposobów:
– za pośrednictwem certyfikowanego słoweńskiego dostawcy usług e-fakturowania (SP),
– poprzez sieć PEPPOL, która została oficjalnie uznana w projekcie ustawy,
– bezpośrednio między wystawcą a odbiorcą, pod warunkiem że obie strony stosują zgodny format i spełniają rygorystyczne wymogi dotyczące bezpieczeństwa i możliwości śledzenia.
Należy podkreślić, że przesyłanie faktur za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) jest wyraźnie zabronione, ponieważ nie spełnia wymagań dotyczących autentyczności, integralności i śledzenia dokumentu. - Walidacja: Reguły technicznej walidacji e-faktur nie zostały jeszcze ostatecznie określone, ale mają zostać opublikowane w przepisach wykonawczych. Do tego czasu firmy są zobowiązane do zapewnienia poprawności technicznej i zgodności treści faktur. Dla zapewnienia autentyczności i integralności należy stosować kwalifikowany podpis elektroniczny lub zabezpieczone, weryfikowalne mechanizmy EDI.
- Przetwarzanie: Odbiorca otrzymuje ustrukturyzowaną fakturę za pośrednictwem uzgodnionego kanału (np. SP lub PEPPOL) i importuje ją do swojego systemu ERP lub finansowego. W zależności od wybranej platformy możliwa jest automatyczna wymiana komunikatów statusowych, potwierdzeń odbioru oraz informacji o błędach – wszystko po to, aby zapewnić poprawność i przejrzystość procesu.
Archiwizacja: Wystawione i otrzymane faktury elektroniczne muszą być przechowywane przez co najmniej 10 lat w formie elektronicznej, zgodnie z przepisami podatkowymi obowiązującymi w Słowenii. System archiwizacji musi zapewniać integralność, dostępność i możliwość audytu danych fakturowych przez cały okres przechowywania. Dozwolone jest korzystanie z rozwiązań wewnętrznych lub zewnętrznych – pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących bezpieczeństwa i długoterminowego dostępu do danych.
