Je čas na
modernizáciu vášho EDI systému?

EDI síce zlepšuje kvalitu procesov obstarávania tovaru a spoluprácu s klientmi a obchodnými partnermi, ale zároveň šetrí značné množstvo peňazí.

Ako zistíte, že existujúci EDI systém potrebuje aktualizáciu?

Znie vám povedome termín „zastaraný systém“? V informačných technológiách tento termín opisuje starý, dobre zavedený systém v softvérovom prostredí spoločnosti, ktorý sa stále používa. Vo všeobecnosti ale nie je na úrovni najnovšieho vývoja. Toto sa deje aj v oblasti elektronickej výmeny údajov (EDI). Najviac postihuje malé a stredné podniky, ktoré sa ocitli v začarovanom systémovom cykle so svojím starým EDI systémom po celé desaťročia. Deje sa to aj napriek tomu, že existuje všeobecné povedomie o tom, že digitálne znalosti a správne nakladanie s údajmi sa čoraz viac stávajú konkurenčnou výhodou pre každú spoločnosť.

Aby sme mohli využiť príležitosti spojené s digitálnou transformáciou, potrebujeme intuitívnejší prístup ku všetkým veciam súvisiacich s IT. A taktiež ochotu inovovať a určitú mieru tolerancie voči riziku. Malé a stredné podniky sa zvyčajne vyhýbajú zavádzaniu nového EDI systému. To pramení z určitej mentality „status quo“ spojenej s nedostatkom stratégie. Rozsiahla integrácia údajov si však vyžaduje dobre definovanú stratégiu.

Ako spoznáte, že ste “pripravení na EDI”?

Malé a stredné podniky sú obzvlášť skeptické, pokiaľ ide o technické a organizačné požiadavky a ich náklady. Je to najmä preto, že existujúce ERP systémy (zatiaľ) nie sú „pripravené na EDI“. Často stačí odborná konzultácia s poskytovateľom ERP a proaktívna podpora v spolupráci s EDI partnerom, aby sa tieto „technické problémy v počiatočnom štádiu“ rýchlo a jednoducho vyriešili. Pred nastavením plne funkčného a pokročilého EDI systému by každá spoločnosť mala vykonať hĺbkovú analýzu svojich vlastných obchodných požiadaviek a zvážiť všetky možné možnosti. Je to výzva, aj keď s ňou súvisí aj optimalizačný potenciál.

Základ digitálnej éry

Primárnym cieľom novej „EDI generácie“ je stále dosiahnuť čo najvyšší stupeň automatizácie procesov prostredníctvom integrovanej výmeny údajov a v konečnom dôsledku sa vyhnúť manuálnym a papierovým obchodným transakciám. EDI sa okrem iného používa na výmenu informácií o objednávkach medzi maloobchodníkmi a výrobcami, ako aj na účely fakturácie (spomeňte si napríklad na elektronickú fakturáciu). Prostredníctvom EDI je možné spravovať aj mnoho ďalších obchodných procesov vrátane správy kmeňových údajov a odosielania elektronických objednávok. Sofistikovaný systém EDI vytvára solídny základ pre riadenie komplexných tokov tovaru, zvyšovanie produktivity, plnenie špecifických požiadaviek zákazníkov a v konečnom dôsledku umožňuje spoločnostiam čeliť výzvam digitálnej éry.

Aktualizácia EDI systému: signály, že je čas na zmenu:

• Neexistuje žiadna integrácia do vášho ERP systému.
• Na odoslanie odchádzajúcich faktúr je potrebné zadať údaje do systému manuálne.
• Na používanie EDI je potrebné spustiť komunikačný proces manuálne a používatelia musia čakať na prijatie a spracovanie údajov.
• Chyby v manuálne zadaných údajoch vedú k vráteniu tovaru a poplatkom za dodržiavanie predpisov.
• Bojíte sa aktualizovať počítač, na ktorom beží EDI, pretože si nie ste istí, či existuje záloha a či by ste na tomto systéme mohli pokračovať v práci.
• Používate RDT modem.
• EDI je práca na plný úväzok pre jedného alebo viacerých zamestnancov.