História spolupráce so Slovnaftom sa datuje od roku 2015, kedy sieť čerpacích staníc Lukoil v Českej republike prevzala skupina MOL. Lukoil ukončil svoje aktivity v strednej Európe, pričom českú sieť odkúpila spoločnosť MOL Česká republika, s.r.o. a prevádzka veľmi úspešne transformovala na MOL CZ. Keďže už existovali niektoré nástroje podporujúce elektronickú výmenu dokumentov, MOL CZ a sesterská spoločnosť SLOVNAFT, a.s., sa rozhodli pre ich ponechanie a rozšírenie o ďalšie moduly. Dnes je napríklad technická časť EDI (tzv. Backend) siete MOL CZ spravovaná v slovenskom Slovnafte av Čechách operujú EDI koordinátori.
Implementácia EDI v Slovnafte prebiehala takzvane na zelenej lúke. Čiže nebola nutná migrácia z jedného systému na druhý ako v Čechách. Spočiatku EDI systém slúžil iba na správu faktúr. EDITEL poskytol klientovi softvérový mechanizmus na formálne vyhodnotenie faktúr a kontrolu elektronického podpisu (validáciu). Ide o základné matematické prepočty, napríklad či sa celková hodnota faktúry rovná sume položiek a podobne. Predchádza sa tak chybám ešte pred vstupom faktúr do centrálneho informačného systému SAP, uvádza Štefan Sádovský, výkonný riaditeľ spoločnosti EDITEL SK s.r.o.
Komplexné riešenie
Ďalším krokom projektu spolupráce so Slovnaftom a MOL CZ bola implementácia modulu, ktorý umožňuje posielať objednávky partnerom elektronicky. Momentálne je už v plnej prevádzke. Pre predstavu: Slovnaft si počas bežného kalendárneho mesiaca vymení s partnermi približne 11.000 faktúr a asi 6.700 objednávok.
Slovnaft vyhodnotil moduly EDI ako prínosné a spolu so špecialistami zo spoločnosti EDITEL, hľadal ďalšie možnosti zefektívnenia procesov. Výrazné benefity identifikoval v oblasti dodacích listov tovaru (tzv. Avízo o dodávke). Bežne v praxi môže mať dodací list až okolo 300 položiek, pričom personál čerpacej stanice ho doteraz kontroloval ručne a zadával do informačného systému. V dobe najväčšej špičky sa príjem tovaru presúval až do časov po odchode vozidla dodávateľa. Dodávateľ teda nemal informáciu, či príjem prebehol v poriadku alebo sa vyskytli nezrovnalosti medzi fyzickým stavom a položkami v dodacom liste.
Cieľom projektu teda bola implementácia modulu spracovania dodacích listov a generovania elektronických príjemiek pre dodávateľov. V plnej prevádzke systému dodávateľ nebude musieť čakať, kým mu vodiči privezú dodacie listy, softvérovo si bude vedieť porovnať príjemku so svojim dodacím listom a vystaviť faktúru.
Predíde sa vzniku napríklad rôznych dobropisov. Vďaka EDI archívu od spoločnosti EDITEL bude môcť Slovnaft celý obchodný prípad, teda objednávku, dodací list, súvisiacu faktúru a dobropis, či ďalšie nadväzné dokumenty sledovať v jednom prehľadnom softvérovom riešení.
Jedným z našich pilotných partnerov EDI je náš výhradný logistický partner a zároveň dodávateľ – spoločnosť PF Distribution a.s., ktorá zásobuje celú sieť čerpacích staníc veľkou časťou produktov z našej ponuky pre zákazníkov. Na tomto ukážkovom prípade sme overili pripravenosť celého projektu. Som presvedčený, že vďaka profesionálnej práci spoločnosti EDITEL dosiahneme v krátkom čase očakávané výsledky. Ing. Roman Rybanský, vedúci oddelenia správy podnikových aplikácií, informačnej technológie, SLOVNAFT, a.s.
