e-Invoicing-Pflicht: Der Zug nimmt Fahrt auf

Belgien, Kroatien, Polen und demnächst auch Frankreich: Die Liste der EU-Länder, die eine Verpflichtung zu e-Invoicing im B2B-Bereich einführen, wird immer länger. Auch für österreichische Unternehmen mit Töchtern in den betroffenen Ländern besteht Handlungsbedarf.

Der Grundstein ist gelegt, jetzt nimmt der Zug Fahrt auf. Nachdem der Rat der EU-Finanzminister:innen (ECOFIN) die ViDA-Richtlinie im Vorjahr beschlossen und das EU-Parlament dem ViDA-Paket heuer zugestimmt hat, beginnt nun in zahlreichen Ländern die Phase der Umsetzung. So planen Kroatien, unter dem Arbeitstitel Fiskalizacija 2.0, und Belgien die Einführung entsprechender e-Invoicing-Regeln im B2B-Bereich bereits ab dem 1. Jänner 2026, Polen ab dem 1. Februar, weitere Länder folgen. Stichtag für die verpflichtende Stellung von E-Rechnungen innerhalb der Europäischen Union ist laut der aktuellen Fassung der ViDA-Richtlinie der 1. Juli 2030.

In Österreich sind strukturierte elektronische Rechnungen vorläufig nur bei Lieferungen und Leistungen an den Bund bzw. Stellen der öffentlichen Verwaltung verpflichtend. Dennoch sollten Unternehmen bereits jetzt aktiv werden – insbesondere, wenn sie in Ländern tätig sind, die e-Invoicing bereits einführen. Zwar besteht für österreichische Unternehmen bei einer grenzüberschreitenden Rechnungsstellung an zum Beispiel polnische Geschäftspartner derzeit noch keine Verpflichtung, diese Transaktion gemäß der neuen Regelung (KSeF) an die polnischen Regierungsstellen zu melden. Anders ist die Situation, wenn das österreichische Unternehmen mit einer Niederlassung oder einer ständigen Geschäftsstelle in Polen vertreten ist. In diesem Fall müssen Rechnungen, die von dieser Einheit ausgestellt werden, KSeF-konform erstellt und übermittelt werden. 

In Kroatien umfasst die Neuregelung nicht nur die Einführung von e-Invoicing im B2B-Bereich, sondern sieht unter anderem auch die verpflichtende elektronische Archivierung von Rechnungen sowie die digitale Buchhaltung vor.

e-Invoicing in der EU - ein aktueller Überblick über kommende Regelungen*

Wie das Beispiel Kroatien zeigt, steckt hinter dem Schlagwort e-Invoicing weit mehr als nur die Abkehr vom Papier bzw. der PDF-Rechnung. Es geht vielmehr um die möglichst lückenlose digitale Erfassung, Aufzeichnung und Archivierung von geschäftlichen Transaktionen im B2B-Bereich. Einerseits soll dieser Digitalisierungsschritt die Umsatzsteuerhinterziehung minimieren, die die Länder in der EU laut dem „VAT Gap Report“ allein im Jahr 2021 rund 61 Milliarden Euro gekostet hat. Gleichzeitig bietet die Einführung von e-Invoicing neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung und Kostenminimierung.

EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits kommentiert: „Die Erstellung einer Rechnung ist letztlich nur ein Glied in einer Kette in einer ganzen Reihe von Transaktionen zwischen Geschäftspartnern. Die Verpflichtung zur Übermittlung strukturierter E-Rechnungen wird die Digitalisierung der vor- und nachgelagerten Prozesse – von der Bestellung über die Lieferbestätigung bis zur Verbuchung und Archivierung – weiter beschleunigen.“ Eine integrierte EDI-Lösung sorgt dabei für nahtlosen Datenaustausch – intern mit ERP- oder Warenwirtschaftssystemen sowie extern mit Geschäftspartnern.

Aus der Pflicht eine Kür machen 

Deshalb rät Marlovits Unternehmen, die gesetzliche Verpflichtung zur strukturierten E-Rechnung als Chance zur digitalen Prozessoptimierung zu nutzen, bei der man auch gleich alle vor- und nachgelagerten Prozesse untersucht: 

„Unsere Expert:innen verfügen über jahrzehntelange Erfahrung bei der Umsetzung von solchen Projekten." 

Da ViDA die Ausgestaltung den Einzelstaaten überlässt, hat EDITEL ein eigenes e-Invoicing-Kompetenzzentrum implementiert, das sich mit den zum Teil komplexen einzelstaatlichen Regelungen beschäftigt und einen Überblick über die verschiedenen rechtlichen und technischen Anforderungen in den einzelnen Ländern liefert. Unternehmen in der gesamten EU und darüber hinaus werden dadurch vorausschauend bei der Umstellung auf die neuen Regularien unterstützt. 
 

Noch mehr Informationen zum Thema e-Invoicing bzw. zu den einzelnen nationalstaatlichen Lösungen finden Sie hier:

e-Invoice-Lösungen