Veröffentlicht am: 16.09.2025
Lesezeit 7 Min.
Was ist eInvoicing?
E-Invoicing Öffentliche VerwaltungInhaltsverzeichnis
Definition von eInvoicing | Warum ist eInvoicing wichtig? | Gesetzliche Anforderungen & Compliance | Vorteile von eInvoicing für Unternehmen Wie funktioniert eInvoicing in der Praxis? | Herausforderungen bei der Einführung von eInvoicing | EDITEL-Lösungen für eInvoicing | Zukunft von eInvoicing FAQ zu eInvoicing | Referenzen & Erfolgsgeschichten
eInvoicing und ViDA: Leitfaden für Unternehmen zur digitalen Rechnungsstellung
In fast allen europäischen Ländern werden derzeit gesetzliche Rahmenbedingungen für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung entwickelt.
ViDA sieht u. a. vor, dass Mitgliedstaaten auch inländisch verpflichtende E-Rechnungsregelungen erlassen dürfen, solange sie auf ansässige Steuerpflichtige beschränkt sind.
In nahezu allen europäischen Ländern werden derzeit rechtliche Grundlagen für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung geschaffen. Zahlreiche Länder setzen bereits auf nationale Systeme und gehen damit einen entscheidenden Schritt in Richtung einer einheitlichen digitalen Lösung.
Die Digitalisierung sowie Automatisierung von Geschäftsprozessen sind längst keine bloßen technischen Upgrades mehr, sondern eine unternehmerische Notwendigkeit. Wer sich frühzeitig mit den Anforderungen und Chancen auseinandersetzt, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern profitiert auch von effizienteren, transparenteren und nachhaltigeren Prozessen.
Definition von eInvoicing
Unter eInvoicing versteht man die elektronische Rechnungsstellung auf Basis strukturierter, maschinenlesbarer Daten, die IT-Systeme ohne Medienbrüche direkt verarbeiten können. Die europäische Norm EN 16931 legt dabei verbindlich fest, welche Pflichtangaben eine E-Rechnung enthalten muss. Einfache PDF-Rechnungen erfüllen diese Anforderungen nicht, da ihnen die strukturierte Datenbasis fehlt; sie gelten daher nicht als E-Rechnungen und lassen sich nicht automatisiert verarbeiten.
eInvoicing ist weit mehr als nur der elektronische Versand von Rechnungen: Es steht für einen durchgängig digitalen Rechnungsprozess – von der Erstellung im ERP-System, über Validierung und gesicherte Übermittlung, bis hin zur automatisierten und digitalen Rechnungsverarbeitung beim Empfänger und der rechtskonformen Archivierung.
Nationale Umsetzungen zeigen die Vielfalt der Ansätze, von der XRechnung in Deutschland über ebInterface in Österreich bis hin zum KSeF-System in Polen.
Die Norm EN 16931 bildet den übergeordneten Rahmen für die Formate. Praktisch relevant sind insbesondere UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Auch EDIFACT zählt zu den international anerkannten Standards für den elektronischen Datenaustausch und wird vor allem in Industrie, Handel und Logistik seit vielen Jahren breit eingesetzt.
Warum ist eInvoicing wichtig?
Die Bedeutung von eInvoicing geht weit über gesetzliche Vorgaben hinaus. Denn die E-Rechnung bietet nicht nur eine Möglichkeit, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, sondern lässt Unternehmen mit handfesten Vorteilen profitieren. Vier zentrale Aspekte im Überblick:
- Zentraler Baustein von ViDA
ViDA macht die elektronische Rechnung zur Standard-Rechnungsform in Europa. Damit wird eInvoicing nicht nur eine Option, sondern ein verpflichtender Bestandteil des grenzüberschreitenden Handels und der Mehrwertsteuererhebung. - Harmonisierung und Interoperabilität
Bisher existieren in den EU-Staaten zahlreiche nationale Formate. ViDA sorgt dafür, dass diese an der europäischen Norm EN 16931 ausgerichtet werden und damit einheitliche, interoperable Prozesse entstehen. - Bekämpfung der Umsatzsteuerlücke (VAT Gap)
Laut EU geht der Union jährlich ein dreistelliger Milliardenbetrag durch Steuerbetrug und Fehlmeldungen verloren. ViDA setzt auf strukturierte Rechnungsdaten, die automatisiert geprüft und an Steuerbehörden gemeldet werden können – ein wirksames Instrument gegen Mehrwertsteuerbetrug. - Zukunftssicherheit
Nationale Systeme werden gestaffelt an ViDA-Anforderungen angepasst. Die Pflicht für B2B intra-EU beginnt am 1. Juli 2030, die finale Angleichung von Systemen mit nationalen Echtzeit-Meldepflichten ist bis 1. Januar 2035 vorgesehen. Unternehmen, die sich rechtzeitig anpassen, sichern ihre Compliance und vermeiden aufwendige Nachrüstungen. - Einheitliches E-Rechnungsmodell
Langfristig soll in der EU ein einheitliches strukturiertes Rechnungsmodell für grenzüberschreitende Transaktionen gelten – basierend auf einem neuen europäischen E-Invoicing-Standard (möglicherweise abweichend von EN 16931).
Derzeit bestehen jedoch noch nationale Unterschiede, die Unternehmen verpflichten, strukturierte Rechnungen an staatliche Systeme zu übermitteln – auch bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU.
Kurz gesagt: Ohne eInvoicing ist ViDA nicht umsetzbar. Es ist das Herzstück der Initiative, die den europäischen Wirtschaftsraum digital, transparent und zukunftsfähig machen soll.
Gesetzliche Anforderungen & Compliance
ViDA als europäischer Rahmen
Mit ViDA leitet die Europäische Kommission eine umfassende Reform der Mehrwertsteuerregelungen ein und schafft verbindliche Rahmenbedingungen für strukturierte E-Rechnungen in Europa. Ziel ist ein einheitlicher, durchgängig digitaler Mehrwertsteuer- und Rechnungsprozess über nationale Grenzen hinweg.
Um die Vorteile zu realisieren und rechtskonform zu bleiben, sind folgende Anforderungen aktuell relevant:
- Verbindlichkeit durch ViDA: Seit der Veröffentlichung des ViDA-Pakets Anfang April 2025 können EU-Mitgliedstaaten nationale, verpflichtende E-Rechnungs- und Meldepflichten einführen.
- Standardisierung & Struktur: E-Rechnungen müssen in strukturierten Formaten ausgestellt werden, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Unstrukturierte Formate (z. B. reine PDFs ohne strukturierte Daten) erfüllen die Anforderungen nicht.
- Pflichtangaben: Bestimmte Datenfelder sind zwingend erforderlich – etwa Verkäufer-/Käuferdaten, Rechnungsnummer, Datum, Steuerbeträge etc. Diese werden durch ViDA und ergänzende Normen wie EN 16931 bzw. nationalen Umsetzungen definiert.
- Zeitpläne:
- April 2025: Erste Maßnahmen treten in Kraft - Mitgliedstaaten dürfen eigene verpflichtende Systeme einführen.
- Juli 2030: Verpflichtende Einführung von eInvoicing und digitaler Meldung für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen.
- Januar 2035: Vollständige Angleichung auch für Mitgliedstaaten mit nationalen Echtzeit-Meldepflichten.
- Nationale Umsetzung und Ergänzungen: Mitgliedstaaten können zusätzliche Bestimmungen einführen (z. B. Erweiterungen von Pflichtangaben oder Formatanforderungen), solange sie mit den EU-Standards vereinbar bleiben.
Nationale Anforderungen im Überblick
Vorteile von eInvoicing für Unternehmen
Die Bedeutung von eInvoicing geht weit über gesetzliche Vorgaben hinaus. eInvoicing gewährleistet nicht nur Compliance mit ViDA, sondern bietet konkrete Vorteile in Bezug auf Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Steuerehrlichkeit.
Damit zeigt sich: eInvoicing ist weit mehr als die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren von Effizienz, Geschwindigkeit und Nachhaltigkeit – und sind zugleich bestens vorbereitet, um künftige Compliance-Anforderungen sicher zu erfüllen.
Wie funktioniert eInvoicing in der Praxis?
Erstellung im ERP-System
Unternehmen erstellen ihre Rechnungen wie gewohnt im ERP- oder Buchhaltungssystem. Anstelle von Papierdokumenten oder PDF-Dateien erfolgt die Ausgabe unmittelbar in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. für Deutschland: XRechnung, ZUGFeRD oder UBL).
Validierung nach EU-Vorgaben
Bevor eine Rechnung verschickt wird, erfolgt eine automatische Prüfung, ob sie den europaweit einheitlichen Anforderungen entspricht. Plattformen wie eXite® unterstützen dabei mit integrierten Validierungsmechanismen, sodass Rechnungen fehlerfrei weitergeleitet werden.
Elektronische Übermittlung
Statt Rechnungen frei per E-Mail zu versenden, werden sie künftig über standardisierte Übermittlungskanäle übertragen. Hier spielt insbesondere Peppol eine zentrale Rolle. Plattformen wie eXite® von EDITEL gewährleisten, dass Rechnungen standardisiert, nachvollziehbar und zuverlässig zwischen Unternehmen und Behörden ausgetauscht werden.
Meldung an die Steuerbehörden
Ein Kern von ViDA ist, dass Rechnungsdaten künftig nahezu in Echtzeit an die Steuerbehörden weitergeleitet werden. eXite® ermöglicht die Anbindung an nationale Plattformen (z. B. KSeF in Polen, XRechnung in Deutschland) und sorgt dafür, dass Rechnungen ViDA-konform übertragen werden.
Automatisierte Verarbeitung beim Empfänger
Der Empfänger kann die Rechnung direkt in sein System einspielen – unabhängig davon, ob er sich im selben oder in einem anderen EU-Land befindet. Über eXite® werden die Daten standardisiert und können nahtlos in bestehende Prozesse integriert werden.
Transparenz und Monitoring
Unternehmen erhalten Statusmeldungen – sowohl vom Geschäftspartner als auch von der Steuerbehörde. Über das Monitoring in eXite® lässt sich der gesamte Rechnungsfluss transparent nachverfolgen – vom Versand über die Annahme bis hin zur Meldung bei den Behörden.
Digitale Archivierung nach EU-Standards
Damit sind die Dokumente jederzeit prüfungssicher verfügbar und lassen sich über viele Jahre hinweg zuverlässig nachweisen. Über eXite® ist auch eine rechtskonforme Langzeitarchivierung möglich.
Herausforderungen bei der Einführung von eInvoicing
Technische Hürden
Die Einführung von eInvoicing erfordert Anpassungen bestehender Systeme. Besonders die Integration in ERP- oder Buchhaltungslösungen macht Formatkonvertierungen, Schnittstellenanpassungen und zuverlässige Validierungsmechanismen notwendig.
Anpassung interner Prozesse
Die Umstellung auf eInvoicing erfordert eine schrittweise Neuausrichtung interner Abläufe mit klar definierten Meilensteinen: gesetzliche Anforderungen erfüllen, Teams schulen, IT-Systeme anpassen und Prozesse neu strukturieren – damit die digitale Abwicklung vom Auftrag bis zur Archivierung zur gelebten Praxis wird.
Schulungsbedarf
eInvoicing bedeutet den Umgang mit strukturierten Daten und neuen Tools. Um sicherzustellen, dass Prozesse durchgängig und reibungslos laufen, müssen Mitarbeitende entsprechend geschult werden – sowohl inhaltlich als auch im praktischen Umgang mit den Systemen.
Integration mit internationalen Partnern
Unterschiedliche nationale Vorgaben und Formate erhöhen die Komplexität im grenzüberschreitenden Austausch – etwa durch EN 16931-basierte Standards oder die Anbindung an Peppol. Entscheidend ist daher eine Lösung, die international anschlussfähig ist und reibungslos mit unterschiedlichen Systemen zusammenarbeitet.
EDITEL-Lösungen für eInvoicing
eXite® als sichere Datenplattform von EDITEL
Mit individuellen eInvoicing-Lösungen unterstützt EDITEL sowohl Rechnungssteller als auch Empfänger. Im Vordergrund stehen dabei die Sicherheit der Daten und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Durch die Anbindung an die eXite®-Plattform profitieren Unternehmen von einer reibungslosen und zuverlässigen Kommunikation mit sämtlichen Geschäftspartnern – unabhängig von deren IT-Systemen.
Internationale Standards & Peppol-Anbindung
EDITEL setzt im Bereich eInvoicing auf international etablierte Standards wie EN 16931, UBL und EDIFACT und gewährleistet damit höchste Interoperabilität. So können Unternehmen ihre Rechnungen über Peppol und andere Netzwerke effizient, sicher und systemübergreifend austauschen.
Die Zukunft von eInvoicing
Die Zukunft von eInvoicing ist grenzüberschreitend, digital, transparent und intelligent. Es wird nicht nur eine gesetzliche Pflicht durch ViDA, sondern auch ein Treiber für die digitale Transformation von Unternehmen in Europa und darüber hinaus.
Neue Technologien entwickeln sich stetig weiter und stärken die Zukunft des eInvoicing: Blockchain kann Transaktionen transparent absichern, während KI-gestützte Prüfungen Abweichungen automatisch erkennen und Freigaben beschleunigen. Damit wird die Rechnungsverarbeitung nicht nur digital und intelligent, sondern auch integritätsgesichert – Prozesse bleiben jederzeit nachvollziehbar und vertrauenswürdig.
Für Unternehmen ist eInvoicing weit mehr als die Erfüllung regulatorischer Vorgaben. Es ist eine strategische Entscheidung und ein entscheidender Schritt auf dem Weg in die digitale Transformation. Wer frühzeitig handelt, profitiert schon heute von klaren Wettbewerbsvorteilen – und gestaltet zugleich aktiv den digitalen Wandel sowie einen starken, zukunftsfähigen europäischen Wirtschaftsraum.
FAQ zu eInvoicing
Am 11. März 2025 hat der Rat der Europäischen Union mit ViDA (VAT in the Digital Age) den verbindlichen Rahmen für strukturierte E-Rechnungen in Europa verabschiedet. Schrittweise führen die Mitgliedstaaten verpflichtende Modelle ein, die teils bereits gelten: In Österreich besteht seit 2014 die Pflicht, Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch einzureichen – über das USP bzw. das Peppol-Netzwerk. Deutschland verlangt seit dem 1. Januar 2025 die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen. Eine verpflichtende Ausstellung/Übermittlung wird stufenweise eingeführt (gestaffelt, mit weiterem Rollout 2027/2028 je nach Umsatz-/Unternehmensgrößenklassen). In der CEE-Region haben Länder wie Polen, Rumänien oder Ungarn bereits nationale Systeme etabliert.
Zulässig sind ausschließlich strukturierte Rechnungsformate, die den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (dies gilt für B2G-Rechnungen; für B2B-Transaktionen können in den einzelnen Ländern unterschiedliche Formate existieren, z. B. in Polen). In Deutschland kommen Formate wie XRechnung oder das hybride ZUGFeRD zum Einsatz, in Österreich vor allem ebInterface sowie UBL über Peppol. Daneben spielen international etablierte Standards wie UBL oder UN/CEFACT CII eine wichtige Rolle. Nicht zulässig sind einfache PDF-Dateien, da ihnen die strukturierte Datenbasis fehlt und sie nicht automatisiert verarbeitet werden können.
Die Kosten für die Umstellung hängen stark von den individuellen Rahmenbedingungen ab – etwa von der bestehenden Systemlandschaft, der Anzahl der Geschäftspartner, den erforderlichen Formaten und der Prozessintegration. Grundsätzlich gilt: Die Einführung digitaler Prozesse, etwa durch den Einsatz von EDI im Warenbeschaffungsprozess, ist eine Investition, die sich schnell amortisiert. Durch den Wegfall papierbasierter Abläufe, die Reduktion manueller Aufwände und die automatisierte Verarbeitung lassen sich die Prozesskosten pro Order-to-Cash-Vorgang deutlich senken.
eInvoicing schafft standardisierte Abläufe nach Vorgaben wie EN 16931 und ermöglicht einen nahtlosen, effizienten Rechnungsaustausch über Landesgrenzen hinweg. E-Rechnungen erfüllen rechtliche Anforderungen, sind revisionssicher archivierbar und tragen durch strukturierte Daten zur Vermeidung von Mehrwertsteuerbetrug bei. Digitale Prozesse senken Kosten, beschleunigen Zahlungen, verbessern die Liquiditätsplanung – und bereiten Unternehmen zugleich optimal auf die EU-weiten Vorgaben der ViDA-Initiative vor.
Referenzen & Erfolgsgeschichten
Wie Unternehmen in der Praxis von eInvoicing profitieren, belegen die Referenzprojekte von EDITEL. Ob im Handel, in der Industrie, in der Logistik oder in anderen Branchen – die Beispiele verdeutlichen, wie sich Rechnungsprozesse digital, effizient und compliance-konform umsetzen lassen. Entdecken Sie ausgewählte Kundenprojekte und erfahren Sie, welche Vorteile eine professionelle eInvoicing-Lösung bietet.
