ERP und EDI

SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, Epicor, Delegate, BMD – unzählige ERP-Systeme wetteifern um die Businesskunden dieser Welt. Damit diese unterschiedlichen Systeme auch miteinander kommunizieren – sprich Daten mit Geschäftspartnern wie Kunden oder Lieferanten in strukturierter Form austauschen – können, braucht es nahezu immer eine EDI-Lösung. 

Warum viele ERP-Systeme erst mit einer EDI-Integration das gesamte Digitalisierungs-Potenzial in der Prozesskette ausschöpfen können, welche Vorteile sich daraus ergeben, wie die Integration abläuft und worauf man bei der Auswahl des richtigen EDI-Partners besonders achten sollte, erklärt Harald Hübler, Solutions Engineer bei EDITEL.

Warum sollten Unternehmen, die ein ERP-System verwenden oder neu einführen, die Integration von EDI gleich von Anfang an mitbedenken?

Die effiziente und nahtlose Kommunikation zwischen Unternehmen wird in der digitalisierten Geschäftswelt immer entscheidender. ERP-Systeme zielen darauf ab, mehrere unterschiedliche Verarbeitungsschritte zu einem Prozess zusammenzuführen und die Daten zu zentralisieren. Durch die Integration von EDI wird der Datenaustausch automatisiert, was vor allem im Logistik- und Lieferkettenmanagement zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern enorme Vorteile bringt.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Kurz gesagt: EDI vereinfacht und beschleunigt die Kommunikation innerhalb der Lieferketten. Der EDI-basierte Prozess ermöglicht einen automatisierten Datenaustausch. Das bedeutet, dass Geschäftsdokumente wie Bestellungen (ORDERS), Lieferscheine (DESADV) oder Rechnungen (INVOIC) auf vorhandene Datensätze aus dem ERP-System zurückgreifen. Dadurch steigt die Datenqualität, manuelle Transaktionen entfallen, Fehlerquellen werden minimiert und die Durchlaufzeit verkürzt sich erheblich. Durch die Übertragung von Geschäftsdokumenten und -daten mittels EDI-Lösung kann sich die Geschwindigkeit der Geschäftszyklen deutlich erhöhen. Der große Vorteil liegt also darin, dass das automatisierte Zusammenspiel zwischen EDI und einem ERP-System die Geschäftsprozesse optimiert.

Ergeben sich daraus auch Vorteile für die Unternehmensstrategie?

Ja, definitiv. Dadurch, dass sich moderne EDI-Systeme in andere Unternehmenstools und -plattformen, wie eben ERP-Systeme, integrieren lassen, ermöglichen sie bessere Einblicke ins Geschäft und erleichtern Analysen. Entscheidungen können rascher getroffen werden, auf Änderungen bei den Markt- und Kundenanforderungen kann rascher reagiert werden. Außerdem wird das Onboarding neuer Geschäftspartner überall auf der Welt vereinfacht, weil EDI eine gemeinsame Geschäftssprache bietet. 

Welche Voraussetzungen sollte ein bestehendes ERP-System erfüllen, damit EDI integriert werden kann?

Der Idealfall ist sicher, dass bereits bei der Einführung eines ERP-Systems die Anforderungen, die mit EDI-Prozessen in Verbindung stehen, mitgedacht werden. Das soll aber nicht heißen, dass eine spätere Anbindung nicht möglich ist – ganz im Gegenteil. Wichtigster Bestandteil jeder EDI-Anbindung an ein ERP-System ist der Import und Export von strukturierten Daten. Im ERP-System ist dafür die Import- und Exportschnittstelle zuständig. In der Regel wird diese EDI-Schnittstelle von ERP-System-Anbietern als EDI-Modul angeboten. ERP-Systeme erzeugen meist nicht direkt EDIFACT-Dateien, bei ihnen kommt ein Inhouse-Format zum Einsatz, welches dann mit Unterstützung eines EDI-Konverters (EDI-Partners) die entsprechenden Dateien für die jeweiligen Partner umsetzt. Die Grafik unterhalb veranschaulicht den Prozess.

Wie ERP und EDI zusammenspielen (vereinfachte Darstellung)

Wie läuft eine EDI-Integration ins ERP ab?

Damit die Integration von EDI optimal funktioniert und die Lösung die Ansprüche aller Geschäftspartner erfüllt, sind ein paar Schritte notwendig – von der Evaluierung bis zur Umsetzung. In einem ersten Schritt werden die betroffenen Geschäftsprozesse identifiziert. Dabei wird festgestellt, welche Dokumente und Transaktionen über EDI abgewickelt werden sollen. Also welche Integrationsszenarien erforderlich sind, um die Kommunikation mit den Geschäftspartnern zu automatisieren.

Anschließend werden die EDI-Workflows und -Dokumente konfiguriert. Das umfasst die Festlegung von Nachrichtenformaten, Protokollen, Konvertierungsregeln und Validierungen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und standardisiert ausgetauscht werden können. Wenn es erforderlich ist, wird auch das bestehende ERP-System angepasst. Beispielsweise durch das Einrichten von Schnittstellen oder die Integration von Datenbanken. Bevor das neue System live geht und man damit arbeiten kann, wird es natürlich noch gründlich getestet.

Welche standardisierten Nachrichtentypen kommen bei einer solchen Integration häufig zum Einsatz?

Das ist abhängig von den jeweiligen Kundenanforderungen und den Beschaffungsprozessen, die abgebildet werden sollen. Die Struktur der ausgetauschten Nachrichten ist in den EDI-Standards genau vorgegeben. Hier eine Auswahl an EDIFACT-Nachrichtentypen, die häufig eingesetzt werden:

• Artikelstammdaten: PRICAT

• Bei Bestellungen: ORDERS

• Bei Bestellbestätigungen: ORDERSP

• Lieferankündigungen des Lieferanten an den Abnehmer: DESADV

• Lieferauftrag: INSDES

• Lagerbestandsmeldung: INVRPT

• Wareneingangsmeldungen: RECADV – Receiving Advice

• Rechnungen: INVOIC

und so weiter …

Es gibt natürlich noch zahlreiche andere Nachrichtentypen, eine Aufzählung aller würde allerdings den Rahmen sprengen. 

Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration?

Da gibt es einen ganz entscheidenden Punkt. Eine Integration kann nur dann erfolgreich sein, wenn man sich detailliert mit der internen Infrastruktur und vor allem den Prozessen auseinandersetzt. Dazu bedarf es natürlich jeder Menge Know-how bei der Identifikation und Abbildung von Geschäftsprozessen, sowie einer großen Portion Erfahrung. Wir bei EDITEL haben in den vergangenen Jahrzehnten zahlreiche EDI-Integrationen in verschiedenste ERP-Systeme umgesetzt. Ein Schlüssel zum Erfolg war und ist dabei immer der intensive Austausch mit den Kunden. Nur wenn wir die gesamten internen Prozesse der Kunden verstehen, können wir die ideale Lösung schaffen. Salopp formuliert – beim Reden kommen die Leute zusammen. 

Worauf sollte man bei der Auswahl des richtigen EDI-Partners besonders achten?

Da gibt es einige Punkte, die aus meiner Sicht ganz wichtig sind:

• Auf welche Erfahrungen kann der EDI-Partner verweisen, wie lange ist er bereits am Markt tätig, wie viele bzw. welche Projekte hat er bereits umgesetzt. Bei EDITEL können wir auf ein seit Jahrzehnten eingespieltes Team mit einer unglaublichen Menge an Erfahrung zurückgreifen.

• Bei grenzüberschreitenden – sprich internationalen – Kunden- und Lieferantenbeziehungen spielt natürlich die über den lokalen Markt hinausgehende Expertise des EDI-Partners eine große Rolle. Das sollte man auch bedenken, wenn man vorerst nur lokal in Österreich tätig ist und erst in Zukunft andere (Auslands-) Märkte bedienen will.

• Auch die Serviceleistungen des EDI-Partners sollte man in die Entscheidung miteinbeziehen. Welche Beratungsleistungen kann er zusätzlich, also auch außerhalb eines klassischen EDI-Projektes, anbieten? Wie schnell sind im Fall des Falles MitarbeiterInnen verfügbar, die einen unterstützen können? 

• Wichtig ist auch ein hohes Fachwissen rund um die Prozessabwicklung in der jeweiligen Infrastrukturumgebung. Dazu kommt die Bereitschaft, direkt mit den Lieferanten der Kunden zu kooperieren, um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten.

• Last but not least spielen natürlich die Qualitätsstandards sowie die Sicherheit der Daten eine große Rolle. In diesem Zusammenhang sollte man darauf achten, dass regelmäßige Audits durchgeführt werden.

EDITEL erfüllt all diese Anforderungen. Wir sind seit mehr als 40 Jahren als digitaler Brückenbauer tätig. Mit unseren Lösungen tragen wir dazu bei, die Wertschöpfungsketten unserer Kunden stetig zu optimieren. Zudem können wir auf umfangreiche internationale Expertise zurückgreifen. EDITEL ist in zahlreichen Ländern vertreten und betreut Kunden in nahezu allen europäischen Ländern. Dadurch verfügen wir über eine hohe lokale Marktkompetenz. Mit unserem 24/7-Kundensupport können wir zudem auf ein sehr hohes Service-Level verweisen.

 

Brauchen Sie noch weitere Informationen? Meine KollegInnen und ich stehen Ihnen gerne für fachliche Auskünfte zur Verfügung.

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