5 skritih stroškov papirnega poslovanja, ki vam tiho kradejo dobiček

Pošiljanje papirnih dokumentov po pošti ali fizična dostava pogosto pomeni dnevne zamude, še posebej v mednarodnem poslovanju, počasnejše potrjevanje naročil, zamude pri plačilih in izgubljene priložnosti.

Kako EDI reši ta problem: Elektronska izmenjava dokumentov omogoča takojšnjo dostavo naročilnic, računov, dobavnic in drugih ključnih dokumentov neposredno med informacijskimi sistemi kupca in dobavitelja – brez čakanja.

Ročni vnos podatkov iz papirnih dokumentov v ERP-sisteme ni le zamudno opravilo, ampak pogosto tudi vir napak: napačne številke artiklov, napačni datumi, zneski, napačne dobave, reklamacije, dodatni stroški popravljanja in zamude.

Kako EDI reši ta problem: Podatki so preneseni samodejno in natančno, brez pretipkavanja, kar praktično odpravlja človeške napake.

Papirne arhive je treba hraniti več let, pogosto fizično in varno. Poleg prostora potrebujete tudi čas zaposlenih, ki iščejo dokumente, pogosto prav takrat, ko jih najbolj potrebujete. Vse to se odraža v visokih stroških fizičnih prostorov za shranjevanje in zamudah pri revizijah ali preverjanju informacij.

Kako EDI reši ta problem: Elektronski dokumenti so arhivirani digitalno, hitro jih je mogoče najti, so varni in dostopni kadarkoli in kjerkoli.

Ko pride do neskladij med naročilnico, dobavnico in računom, je potrebna dodatna komunikacija po telefonu, e-pošti ali osebno. To obremenjuje tako nabavne kot računovodske ekipe, kar se odraža v izgubi časa, zamudah pri plačilih in slabih odnosih s partnerji.

Kako EDI reši ta problem: EDI uporablja standardizirane predloge za izmenjavo dokumentacij, vključno z vgrajenimi predlogami za preverjanje dokumentov, odkritje in odpravo napak, preden dokument prispe do prejemnika. 

Ročno upravljanje papirnih dokumentov (tiskanje, podpisovanje, sortiranje, arhiviranje) pomeni, da so vaši visoko usposobljeni zaposleni ujeti v rutinske naloge, namesto da bi ustvarjali dodano vrednost. To se odraža v nižji produktivnosti, višjih stroških dela in nižji motivaciji.

Kako EDI reši ta problem: Avtomatizacija in uporaba standardiziranih predlog sprostita kadre za strateške naloge, kar poveča dodano vrednost na zaposlenega.

Spletni EDI: osnovna in cenovno dostopna različica EDI-komunikacije, ki je dostopna preko spletnega brskalnika in je primerna za podjetja z manjšim številom naročil.

Integrirani EDI: integracija EDI-ja z ERP-sistemom podjetja omogoča avtomatizirano izmenjavo podatkov ‒ od naročanja do izdajanja računov, validacijo vsebin za pravočasno odkrivanje napak, hitro vključevanje novih partnerjev in še mnogo več.

Skriti stroški papirnega poslovanja so resnični in merljivi. EDI je preizkušena rešitev, ki podjetjem omogoča zmanjšanje stroškov, izboljšanje natančnosti ter pohitritev procesov. Če še vedno poslujete z dokumenti v papirni obliki, razmislite: Koliko dobička izgubljate vsak dan?
 

Želim brezplačno nezavezujoče svetovanje