K obsahu

Čo sú EDIFACT správy?

Efektívne obchodné procesy s EDIFACT správami

Najväčšou výhodou elektronickej výmeny dát (EDI) je automatizácia a štandardizácia obchodných procesov. Pre obchodné dokumenty, ako sú objednávky, dodacie listy alebo faktúry umožňuje EDI komunikácia rýchlu, presnú a bezpečnú výmenu medzi rôznymi spoločnosťami a systémami.

V Európe je EDIFACT jedným z najrozšírenejších štandardov naprieč mnohými odvetviami, pričom jeho univerzálna štruktúra a flexibilita umožňujú bezproblémovú komunikáciu medzi firmami, bez ohľadu na ich interné systémy alebo štátne hranice. 

EANCOM, podmnožina EDIFACT, je obzvlášť populárna v maloobchode a v sektore spotrebného tovaru, pretože je špecificky prispôsobená požiadavkám týchto odvetví.

V nasledujúcom príklade je použitá objednávka na demonštráciu toho, aké informácie z papierového dokladu sú zastúpené v EDIFACT/EANCOM objednávke. Pre ilustráciu sú príslušné informácie farebne označené.

správy edifact
© EDITEL

Základné procesy - spracovanie objednávok, dodávok a faktúr

Cenník (PRICAT)

PRICAT (Price catalog) sa používa na výmenu informácií o cenách a podrobnostiach katalógu tovarov a služieb medzi predajcami a kupujúcimi. Kupujúci môže poslať predajcovi aj informáciu ako odpoveď (prijatie alebo odmietnutie).

Objednávka (ORDERS)

ORDERS obsahuje podrobnosti o objednávke, ako sú položky, objednané množstvá a ceny tovaru, ktoré si obchodní partneri vymieňajú.

Dodací list (DESADV)

DESADV (Despatch advice) prenáša údaje od dodávateľa k zákazníkovi. Táto EDIFACT správa obsahuje informácie o materiáloch a dieloch, ktoré sa majú dodať. Správa sa zvyčajne posiela pred skutočnou dodávkou, aby zákazník mohol lepšie plánovať príjem tovaru a výrobné procesy. Tento formát správy sa často používa ako súčasť procesu ASN (Advanced Shipping Notice).

Avízo o prijatí (RECADV)

Pomocou RECADV (Receiving advice) zákazník potvrdzuje prevzatie tovaru. To je užitočné najmä pri procesoch, kde dodávateľ vystavuje faktúru. 

Faktúra (INVOIC)

INVOIC je správa využívaná na výmenu fakturačných informácií medzi zákazníkmi a dodávateľmi. V oblasti maloobchodu je často sprevádzaná elektronickým podpisom. V automobilovom priemysle je však rozšírenou praxou aj samo-fakturácia/ self-billing (fakturácia zo strany zákazníka v zastúpení dodávateľa).

Rozšírené procesy - odvolávka, inštrukcie k dodávke, obchodná námietka

Plán dodávok (DELFOR)

DELFOR (Delivery forecast) sa často používa v automobilovom priemysle na plánovanie termínov dodávok, balení a množstiev.

Pokyn k odoslaniu (INSDES) 

INSDES (Instruction to despatch) sa používa na vydanie pokynu logistickým partnerom alebo dodávateľom, aby informovali príjemcu o vyzdvihnutí alebo doručení objednaného tovaru. Používa sa aj na vydanie pokynu obchodným partnerom aby dodali objednaný tovar. 

Pokyn k preprave (IFTMIN)

IFTMIN (Instruction to transport) informuje prepravcu o objednávke prepravy a s ňou súvisiacich podrobnostiach, ako sú napríklad aj dohodnuté dodacie podmienky.

Odpoveď na objednávku (ORDRSP)

ORDRSP (Order response) potvrdzuje objednávku a informuje kupujúceho, ktoré položky budú dodané alebo na aké množstvá sa to bude vzťahovať.

Zmena objednávky (ORDCHG)

ORDCHG (Order change) sa posiela, keď si zákazník želá vykonať zmeny v objednávke.

Inventúrna správa (INVRPT)

INVRPT (Inventory report) informuje dodávateľa o aktuálnej úrovni zásob a pomáha pri plánovaní inventáru. Správa obsahuje informácie o stave zásob jednotlivých produktov na konkrétnych miestach, ako aj údaje o množstvách predaného alebo novo prijatého tovaru. 

Predajná správa (SLSRPT)

SLSRPT (Sales report) poskytuje údaje o predaji za určité obdobie na určitých miestach a často ho predajca zasiela svojim dodávateľom. SLSRPT môže tiež generovať koordinátor predaja alebo distribučné centrum a zasielať ho priamo výrobcom alebo dodávateľom tretích strán.

Oznámenie o vrátení tovaru (RETANN)

RETANN (Announcement of the return of goods) upozorňuje dodávateľa, keď sa tovar vracia, napríklad z dôvodu vád alebo nesprávnych dodávok.

Avízo o platbe (REMADV)

REMADV (Remittance advice) informuje dodávateľa o nadchádzajúcej platbe, čím uľahčuje finančné plánovanie a plánovanie likvidity.

Riešenie obchodných sporov (COMDIS)

COMDIS (Commercial dispute message) označuje nezrovnalosti medzi faktúrou a skutočne dodaným tovarom. Nezrovnalosť zvyčajne adresuje odberateľ, aby informoval dodávateľa, že v správe INVOIC niečo nie je v poriadku (nesprávna cena, nesprávna identifikácia tovaru, nedodaný alebo nesprávne dodaný tovar atď.) Správa COMDIS obsahuje podrobný opis dodaného tovaru alebo poskytnutých služieb. 

Viacnásobná platba (PAYMUL)

PAYMUL (Multiple payment) sa využíva na iniciovanie viacerých platieb súčasne, napríklad rôznym príjemcom. Je to správa, kde objednávajúci zákazník (alebo platiteľ alebo agent v mene objednávajúceho zákazníka) zasiela príkaz na viacnásobnú platbu zmluvnej banke, aby dal pokyn zmluvnej banke, aby odpísala účtovné položky pre objednávajúceho zákazníka, a aby zabezpečila platbu určitých súm niekoľkým príjemcom (alebo príjemcovi) pri vysporiadaní odkazovanej obchodnej transakcie (transakcií). V celom tomto dokumente termín „Objednávajúci zákazník“ označuje buď objednávajúceho zákazníka, alebo platiteľa či zástupcu konajúceho (odosielajúceho) v mene objednávajúceho zákazníka. Podobne termín „príjemca“ označuje buď príjemcu, alebo príjemcu platby, alebo agenta konajúceho v mene príjemcu.

Hromadné kreditné avízo (CREMUL)

CREMUL (Multiple credits) informuje dodávateľa o kreditovaných sumách. Obsahuje informácie, ktoré má banka o sumách pripísaných na účet zákazníka. Môže obsahovať mnoho kreditných záznamov, z ktorých každý môže obsahovať niekoľko transakcií. Správu je možné využiť na automatické započítanie otvorených záznamov v systéme dlžníkov, na základe informácií od odosielateľa platby.

Potvrdzovacia správa (APERAK)

APERAK (Application error and acknowledgment) informuje odosielateľa, že správa bola prijatá. Môže sa tiež použiť na uvedenie chýb, ktoré sa vyskytli počas spracovania v rámci aplikácie. 

Kontrolná správa (CONTRL)

CONTRL (Control message) potvrdzuje prijatie správy a uvádza, či bola správa spracovaná správne. Prijíma alebo odmieta prijatú EDI výmenu alebo generuje správu uvádzajúcu syntaktické chyby.

EDI štandardy v ére digitalizácie

Okrem týchto formátov existuje množstvo ďalších štandardizovaných formátov správ. UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport), ako sa oficiálne nazýva, v súčasnosti zahŕňa viac ako 200 rôznych typov správ využívaných vo viacerých odvetviach. V niektorých sektoroch, napríklad v automobilovom priemysle, sa používajú ďalšie špecializované normy, ako Odette v Európe alebo VDA v nemeckom automobilovom priemysle.

Rastúci trend digitalizácie prostredníctvom elektronickej výmeny dát (EDI) viedla k vzniku ďalších formátov správ špecifických pre jednotlivé odvetvia - napríklad v oblastí financií alebo vo verejnom sektore. Tu zákonné požiadavky na elektronickú fakturáciu podnietili vývoj ďalších formátov. Dobrým príkladom je Peppol, ktorý sa využíva najmä vo verejnom sektore ako sieť pre bezpečný a štandardizovaný prenos dokumentov, ako sú elektronické faktúry.

Na hlavnú navigáciu