Was ist eInvoicing?

eInvoicing bezeichnet das Ausstellen, Übermitteln, Empfangen und Verarbeiten von Rechnungen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten, sodass IT-Systeme sie ohne manuelle Nacharbeit verarbeiten können. Es steht im Zentrum der EU-Reform ViDA (VAT in the Digital Age), die darauf abzielt, elektronische Rechnungen und digitale Meldepflichten europaweit verbindlich einzuführen. 

ViDA sieht u. a. vor, dass Mitgliedstaaten auch inländisch verpflichtende e-Rechnungsregelungen erlassen dürfen, solange sie auf ansässige Steuerpflichtige beschränkt sind.
In nahezu allen europäischen Ländern werden derzeit rechtliche Grundlagen für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung geschaffen. Zahlreiche Länder setzen bereits auf nationale Systeme und gehen damit einen entscheidenden Schritt in Richtung einer einheitlichen digitalen Lösung.

Die Digitalisierung sowie Automatisierung von Geschäftsprozessen sind längst keine bloßen technischen Upgrades mehr, sondern eine unternehmerische Notwendigkeit. Wer sich frühzeitig mit den Anforderungen und Chancen auseinandersetzt, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern profitiert auch von effizienteren, transparenteren und nachhaltigeren Prozessen.

Definition von eInvoicing

Unter eInvoicing versteht man die elektronische Rechnungsstellung auf Basis strukturierter, maschinenlesbarer Daten, die IT-Systeme ohne Medienbrüche direkt verarbeiten können. Die europäische Norm EN 16931 legt dabei verbindlich fest, welche Pflichtangaben eine E-Rechnung enthalten muss. Einfache PDF-Rechnungen erfüllen diese Anforderungen nicht, da ihnen die strukturierte Datenbasis fehlt; sie gelten daher nicht als E-Rechnungen und lassen sich nicht automatisiert verarbeiten.

eInvoicing umfasst den gesamten digitalen Rechnungsprozess – von der Erstellung im ERP- oder Buchhaltungssystem über die Validierung und gesicherte Übermittlung bis hin zur automatisierten Verarbeitung beim Empfänger und der revisionssicheren Archivierung. Nationale Umsetzungen zeigen die Vielfalt der Ansätze, von der XRechnung in Deutschland über ebInterface in Österreich bis hin zum KSeF-System in Polen.

Die Norm EN 16931 bildet den übergeordneten Rahmen für die Formate. Praktisch relevant sind insbesondere UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Auch EDIFACT zählt zu den international anerkannten Standards für den elektronischen Datenaustausch und wird vor allem in Industrie, Handel und Logistik seit vielen Jahren breit eingesetzt.

Warum ist eInvoicing wichtig?

eInvoicing ist im Hinblick auf ViDA (VAT in the Digital Age) deshalb so wichtig, weil es weit über die reine Digitalisierung von Rechnungen hinausgeht – es ist der Kern einer umfassenden europäischen Steuer- und Prozessreform:

• Zentraler Baustein von ViDA
  ViDA macht die elektronische Rechnung zur Standard-Rechnungsform in Europa. Damit wird eInvoicing nicht nur eine Option, sondern ein verpflichtender Bestandteil des grenzüberschreitenden Handels und der Mehrwertsteuererhebung.
• Harmonisierung und Interoperabilität
  Bisher existieren in den EU-Staaten zahlreiche nationale Formate. ViDA sorgt dafür, dass diese an der europäischen Norm EN 16931 ausgerichtet werden und damit einheitliche, interoperable Prozesse entstehen.
• Bekämpfung der Umsatzsteuerlücke (VAT Gap)
  Laut EU geht der Union jährlich ein dreistelliger Milliardenbetrag durch Steuerbetrug und Fehlmeldungen verloren. ViDA setzt auf strukturierte Rechnungsdaten, die automatisiert geprüft und an Steuerbehörden gemeldet werden können – ein wirksames Instrument gegen Mehrwertsteuerbetrug.
• Zukunftssicherheit
  Nationale Systeme werden gestaffelt an ViDA-Anforderungen angepasst. Die Pflicht für B2B intra-EU beginnt am 1. Juli 2030, die finale Angleichung von Systemen mit nationalen Echtzeit-Meldepflichten ist bis 1. Januar 2035 vorgesehen. Unternehmen, die sich rechtzeitig anpassen, sichern ihre Compliance und vermeiden aufwendige Nachrüstungen.

Kurz gesagt: Ohne eInvoicing ist ViDA nicht umsetzbar. Es ist das Herzstück der Initiative, die den europäischen Wirtschaftsraum digital, transparent und zukunftsfähig machen soll.

Gesetzliche Anforderungen & Compliance

ViDA als europäischer Rahmen

Mit ViDA leitet die Europäische Kommission eine umfassende Reform der Mehrwertsteuerregelungen ein und schafft verbindliche Rahmenbedingungen für strukturierte E-Rechnungen in Europa. Ziel ist ein einheitlicher, durchgängig digitaler Mehrwertsteuer- und Rechnungsprozess über nationale Grenzen hinweg.

Um die Vorteile zu realisieren und rechtskonform zu bleiben, sind folgende Anforderungen aktuell relevant:

• Verbindlichkeit durch ViDA: Seit der Veröffentlichung des ViDA-Pakets Anfang April 2025, können EU-Mitgliedstaaten nationale verpflichtende E-Rechnungs- und Meldepflichten einführen.
• Standardisierung & Struktur: E-Rechnungen müssen in strukturierten Formaten ausgestellt sein, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Unstrukturierte Formate (z. B. reine PDFs ohne strukturierte Daten) genügen den Anforderungen nicht.
• Pflichtangaben: Bestimmte Datenfelder sind zwingend – etwa Verkäufer-/Käuferdaten, Rechnungsnummer, Datum, Steuerbeträge etc. Diese werden von ViDA und ergänzenden Normen wie EN 16931 bzw. nationalen Umsetzungen definiert.
• Zeitpläne:
  • April 2025: Erste Maßnahmen treten in Kraft - Mitgliedstaaten dürfen eigene verpflichtende Systeme einführen.
  • Juli 2030: Verpflichtende Einführung von eInvoicing und digitaler Meldung für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen.
  • Januar 2035: Vollständige Angleichung auch für Mitgliedstaaten mit nationalen Echtzeit-Meldepflichten.
• Nationale Umsetzung und Ergänzungen: Mitgliedstaaten können zusätzliche Bestimmungen einführen (z. B. Erweiterungen von Pflichtangaben oder Formatanforderungen), solange sie mit den EU-Standards vereinbar bleiben.

Vorteile von eInvoicing für Unternehmen

Die Bedeutung von eInvoicing geht weit über gesetzliche Vorgaben hinaus. eInvoicing liefert nicht nur Compliance mit ViDA, sondern bringt konkrete Vorteile in Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Steuerehrlichkeit. 

Damit zeigt sich: eInvoicing ist weit mehr als die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren von Effizienz, Geschwindigkeit und Nachhaltigkeit – und sind zugleich bestens vorbereitet, um künftige Compliance-Anforderungen sicher zu erfüllen.
 

Wie funktioniert eInvoicing in der Praxis?

Erstellung im ERP-System

Unternehmen erstellen ihre Rechnungen wie gewohnt im ERP- oder Buchhaltungssystem. Der Unterschied: Sie müssen ein ViDA-konformes strukturiertes Format nutzen, das der EU-Norm EN 16931 entspricht (z. B. UBL). PDFs reichen nicht mehr aus.

Validierung nach EU-Vorgaben

Bevor eine Rechnung verschickt wird, erfolgt eine automatische Prüfung, ob sie den europaweit einheitlichen Anforderungen entspricht. Plattformen wie eXite® unterstützen dabei mit integrierten Validierungsmechanismen, sodass Rechnungen fehlerfrei weitergeleitet werden.

Elektronische Übermittlung

Statt Rechnungen frei per E-Mail zu versenden, laufen sie künftig über standardisierte Übermittlungskanäle. Hier spielt insbesondere Peppol eine zentrale Rolle. Mit eXite® haben Unternehmen Zugang zu Peppol und weiteren Netzwerken und können ihre Rechnungen sicher, nachvollziehbar und compliance-konform übermitteln.

Meldung an die Steuerbehörden

Ein Kern von ViDA ist, dass Rechnungsdaten künftig nahezu in Echtzeit an die Steuerbehörden weitergeleitet werden. eXite® ermöglicht die Anbindung an nationale Plattformen (z. B. KSeF in Polen, XRechnung in Deutschland) und sorgt dafür, dass Rechnungen ViDA-konform übertragen werden.

Automatisierte Verarbeitung beim Empfänger

Der Empfänger kann die Rechnung direkt in sein System einspielen – unabhängig davon, ob er in demselben oder in einem anderen EU-Land sitzt. Über eXite® werden die Daten standardisiert und können nahtlos in bestehende Prozesse integriert werden.

Monitoring und Rückmeldungen

Unternehmen erhalten Statusmeldungen – sowohl vom Geschäftspartner als auch von der Steuerbehörde. Über das Monitoring in eXite® lässt sich der gesamte Rechnungsfluss transparent nachverfolgen – vom Versand über die Annahme bis zur Meldung bei den Behörden.

Digitale Archivierung nach EU-Standards

Schließlich werden Rechnungen in einem elektronischen Archiv aufbewahrt – revisionssicher und konform mit nationalen sowie EU-weiten Anforderungen. Über eXite® ist auch eine rechtskonforme Langzeitarchivierung möglich.

Herausforderungen bei der Einführung von eInvoicing

Technische Hürden

Die Einführung von eInvoicing erfordert Anpassungen bestehender Systeme. Besonders die Integration in ERP- oder Buchhaltungslösungen macht Formatkonvertierungen, Schnittstellenanpassungen und zuverlässige Validierungsmechanismen notwendig.

Anpassung interner Prozesse

Die Umstellung auf eInvoicing erfordert eine schrittweise Neuausrichtung interner Abläufe mit klar definierten Meilensteinen: gesetzliche Anforderungen erfüllen, Teams schulen, IT-Systeme anpassen und Prozesse neu strukturieren – damit die digitale Abwicklung vom Auftrag bis zur Archivierung zur gelebten Praxis wird.

Schulungsbedarf

eInvoicing bedeutet den Umgang mit strukturierten Daten und neuen Tools. Um sicherzustellen, dass Prozesse durchgängig und reibungslos laufen, müssen Mitarbeitende entsprechend geschult werden – sowohl inhaltlich als auch im praktischen Umgang mit den Systemen.

Integration mit internationalen Partnern

Unterschiedliche nationale Vorgaben und Formate erhöhen die Komplexität im grenzüberschreitenden Austausch – etwa durch EN 16931-basierte Standards oder die Anbindung an Peppol. Entscheidend ist daher eine Lösung, die international anschlussfähig ist und reibungslos mit unterschiedlichen Systemen zusammenarbeitet.

Die Zukunft von eInvoicing

Die Zukunft von eInvoicing ist grenzüberschreitend, digital, transparent und intelligent. Es wird nicht nur eine gesetzliche Pflicht durch ViDA, sondern auch ein Treiber für die digitale Transformation von Unternehmen in Europa und darüber hinaus.

Neue Technologien entwickeln sich stetig weiter und stärken die Zukunft des eInvoicing: Blockchain kann Transaktionen transparent absichern, während KI-gestützte Prüfungen Abweichungen automatisch erkennen und Freigaben beschleunigen. Damit wird die Rechnungsverarbeitung nicht nur digital und intelligent, sondern auch integritätsgesichert – Prozesse bleiben jederzeit nachvollziehbar und vertrauenswürdig.

Für Unternehmen ist eInvoicing weit mehr als die Erfüllung regulatorischer Vorgaben. Es ist eine strategische Entscheidung und ein entscheidender Schritt auf dem Weg in die digitale Transformation. Wer frühzeitig handelt, profitiert schon heute von klaren Wettbewerbsvorteilen – und gestaltet zugleich aktiv den digitalen Wandel sowie einen starken, zukunftsfähigen europäischen Wirtschaftsraum.