Mit ZUGFeRD und XRechnung setzen Unternehmen auf Formate, die automatisierte Prozesse ermöglichen und den reibungslosen Rechnungsaustausch über Ländergrenzen hinweg sicherstellen. Wer in Europa rechtssicher, effizient und zukunftsorientiert fakturieren will, sollte die Unterschiede und Vorteile dieser Standards kennen.
E-Rechnung: Compliance ohne Aufwand
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Genutzte Rechnungsformate müssen den Vorgaben der EU-Norm EN16931 entsprechen. Die hier definierten Anforderungen werden aktuell z. B. von der XRechnung und ZUGFeRD erfüllt.
EDITEL begleitet Sie mit umfassenden Lösungen bei der Integration gesetzeskonformer e-Invoicing-Prozesse.
Ist Ihr Unternehmen bereit für die E-Rechnung?
Diese vier Fragen geben Antworten dazu, wie gut Ihr Unternehmen auf die Einführung der E-Rechnung vorbereitet ist:
- Ist unser ERP-System für den Austausch von E-Rechnungen vorbereitet?
- Verfügen wir über klar definierte interne Prozesse zur Prüfung und Validierung von E-Rechnungen?
- Erfüllt unser E-Rechnungsarchiv die geltenden Compliance-Vorgaben?
- Haben unsere Geschäftspartner bereits auf elektronische Rechnungen umgestellt?
Mit diesen vier Schritten stellen Sie den reibungslosen Empfang von
E-Rechnungen sicher:
- Integration: Integrieren Sie die E-Rechnung nahtlos in Ihre bestehenden
IT-Systeme. - Schulung: Qualifizieren Sie Ihre Teams für den sicheren Umgang mit elektronischen Rechnungen.
- Testläufe: Führen Sie frühzeitig technische Tests mit Ihren Geschäftspartnern durch
- Compliance: Achten Sie auf die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben.
E-Rechnungen mit EDITEL – rechtskonform und flexibel integriert
EDITEL bietet ein umfassendes Lösungsportfolio für die gesetzeskonforme Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Ob einfache, webbasierte Anwendungen für kleine Unternehmen oder vollständig integrierte Systeme mit automatisierter Anbindung an Ihre ERP-Umgebung: Unsere Lösungen passen sich individuellen Gegebenheiten und Bedürfnissen an.
Selbstverständlich erfüllt auch das eingebundene elektronische Archiv alle Anforderungen an eine revisionssichere und GoBD-konforme Ablage.
Strukturierte E-Rechnungen sind ein zentraler Baustein der EDI-Kompetenz von EDITEL. Unser Know-how basiert nicht zuletzt auf jahrzehntelanger Erfahrung in der elektronischen Abbildung von Geschäftsprozessen. Durch die kontinuierliche Integration neuer gesetzlicher Anforderungen und etablierter Standards entwickeln wir unsere Leistungen laufend weiter – für einen durchgängig rechtskonformen, effizienten und automatisierten Rechnungsprozess.
Wichtige Fristen für die E-Rechnung
- Januar 2025
Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. - Januar 2027
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR müssen E-Rechnungen versenden. - Januar 2028
E-Rechnungen sind für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend.
Digitale Rechnungstandards im Zeichen von Compliance und Effizienz
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Sie setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU um, die öffentliche Auftraggeber und Konzessionsnehmer innerhalb der EU verpflichtet, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und digital zu verarbeiten.
Ab Version 3.0.1 ist die XRechnung konform mit der EU Norm EN16931 und ist damit im Verwaltungsbereich als auch im B2B Bereich zukünftig weiter einsetzbar.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Dieses hybride Rechnungsformat wurde speziell entwickelt, um den Austausch elektronischer Rechnungen insgesamt zu vereinfachen. Der besondere Vorteil: ZUGFeRD kombiniert ein visuelles PDF-Dokument mit maschinenlesbaren XML-Daten in einer Datei. So können Unternehmen mit einem einzigen Rechnungsformat sämtliche Kundengruppen bedienen – vom Privatkunden (B2C) bis hin zu Firmenkunden.
In der Praxis bedeutet das:
- Privatkunden nutzen das PDF als klassische Rechnung in gewohnter Optik.
- Firmenkunden greifen direkt auf die eingebetteten XML-Daten zu, um die Rechnung automatisiert und medienbruchfrei in ihre Systeme zu übernehmen.
Besonders relevant für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen: Ab Version 2.1 ist das Format ZUGFeRD vollständig kompatibel mit dem französischen Standard Factur-X. Damit unterstützt ZUGFeRD grenzüberschreitende Prozesse und entspricht den Anforderungen beider Länder – ein klares Plus für die Digitalisierung in Europa.
Wichtig zu wissen: Laut gesetzlichen Vorgaben gelten die XML-Daten als führend. Das bedeutet: Bei Abweichungen zwischen PDF und XML sind die strukturierten XML-Daten maßgeblich. Diese werden bei der Verarbeitung im Rechnungseingang direkt weiterverarbeitet und nahtlos in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme integriert.
Für Unternehmen schafft ZUGFeRD klare Vorteile:
- Einheitliche Rechnungsprozesse für alle Kundengruppen
- Weniger Schnittstellen
- Höhere Effizienz durch automatisierte Weiterverarbeitung
- Rechtssichere Umsetzung aktueller Anforderungen
EDITEL als kompetenter Partner
E-Rechnungen einführen, unternehmerischen Vorsprung sichern
Mit unserer Lösung integrieren Sie XRechnung und ZUGFeRD nahtlos in Ihr ERP-System – für den sicheren Versand und Empfang von E-Rechnungen. Die Validierung der Rechnungen gehört natürlich zum Gesamtpaket und optional bieten wir auch eine rechtskonforme Archivierung an. Darüber hinaus unterstützen wir Sie gerne bei der umfassenden Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse: von der Formatübersetzung über die Datenvalidierung bis hin zur effizienten Umsetzung aller EDI-Anforderungen.
Funktionalitäten der e-Invoicing-Lösung von EDITEL
- Anbindungen über API, AS2, AS4, xFTP, Connector 3.0 sowie E-Mail
- Datenvalidierung für Syntax und Business Compliance
- Rechtssichere Archivierung aller Rechnungsformate
- Integration mit allen gängigen ERP Systemen
- Automatisierte Abläufe für Rechnungseingangsprüfungen
- Beratungen, Schulungen und Workshops
e-Invoicing und ViDA
Mit EDITEL sicher durch die digitale Zeitenwende
Die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der EU bringt tiefgreifende Änderungen für die Umsatzsteuer-Meldung und verpflichtet Unternehmen schrittweise zur elektronischen Rechnung. EDITEL unterstützt Sie dabei mit dem Internationalen e-Invoicing Competence Center. Mit internationaler Expertise sorgen wir dafür, dass Ihre e-Invoicing- und E-Reporting-Prozesse gesetzeskonform, effizient und zukunftssicher auch in anderen Ländern umgesetzt werden.
Im Fokus der ViDA-Anforderungen:
- Umsetzung europaweit einheitlicher und gesetzeskonformer Prozesse
- Vermeidung von Steuerbetrug durch Echtzeit-Meldung
- Automatisierung und Digitalisierung aller Rechnungs- und Meldeprozesse
Setzen Sie auf EDITEL als zuverlässigen und kompetenten Partner. Meistern wir gemeinsam die kommenden ViDA-Vorgaben – einfach, praxisnah, international.