Zmiany w KSeF w 2027 roku

Business Insider opisuje proponowane zmiany:

Zgodnie z opublikowanym projektem nowelizacji VAT (UD477), kara pieniężna za niestosowanie KSeF (art. 106ni ustawy o VAT) nie będzie nakładana przez cały 2027 r. Przedsiębiorcy, którzy spóźnią się z wysyłką faktury lub popełnią błędy w procedurach offline, nie zostaną od razu ukarani finansowo.

Planowane odroczenie kar warto wykorzystać na dopracowanie codziennej obsługi KSeF. To dobry moment, by sprawdzić, czy firma kontroluje cały obieg faktury i potrafi sprawnie reagować na błędy.

Resort finansów przewidział (…) dwuetapowy mechanizm nadzoru:
- organy KAS będą w pierwszej kolejności indywidualnie informować podatnika i przypominać mu o ciążącym na nim obowiązku fakturowania w KSeF,
- jeśli przedsiębiorca zignoruje ponaglenie, KAS zweryfikuje, czy omijanie KSeF nie prowadzi do nieprawidłowości w rozliczeniu podatku należnego i naliczonego. 

Dodatkowo będą prowadzone działania informacyjne i edukacyjne, wskazujące, że niewystawianie faktur w KSeF może w przyszłości wiązać się z konsekwencjami przewidzianymi w przepisach, w tym z możliwością nałożenia kar pieniężnych.

Firma musi wiedzieć, które dokumenty zostały przyjęte przez KSeF, które wymagają poprawy i dlaczego część nie trafiła do systemu. Dostęp do historii operacji pozwala szybciej wyjaśnić rozbieżności oraz udokumentować podjęte działania.

Doświadczenie EDITEL w e-Fakturowaniu i integracji EDI pokazuje, jak ważna jest spójność danych na kolejnych etapach transakcji: od zamówienia, przez dostawę, po fakturę. Potwierdzenie przyjęcia dokumentu przez KSeF nie zastępuje sprawdzenia jego zgodności z rzeczywistą transakcją. Powiązanie e-Faktury z dokumentami handlowymi ułatwia ustalenie, skąd wynika różnica w ilości towaru, cenie czy danych kontrahenta.

W praktyce pomaga w tym integracja systemów, monitorowanie statusów i automatyczne powiadomienia o błędach. Dzięki nim pracownicy mogą szybciej dotrzeć do przyczyny problemu i podjąć odpowiednie działania, zamiast porównywać informacje rozproszone w kilku aplikacjach.

Od 1 stycznia 2027 r. kasy fiskalne mają zostać pozbawione funkcji fakturowania. Wszystkie faktury mają więc przechodzić przez KSeF, a w kasach zostaną jedynie paragony. Eksperci przyznają, że to rewolucja w sprzedaży detalicznej.

Ekspert dodaje, że największym problemem dla branży technologicznej nie jest jednak samo przeprogramowanie urządzeń, ale późniejsza biurokracja oraz trudny harmonogram wdrożeń.

Dalej opisuje konsekwencje dla producentów:

(…) uzyskanie nowych certyfikatów dla setek modeli urządzeń to proces długotrwały i kosztowny. Na producentów czeka także logistyczne wyzwanie, jakim będzie przepisanie instrukcji obsługi, aktualizacja protokołów komunikacyjnych dla oprogramowania kasowego i przeszkolenie tysięcy serwisantów w całym kraju.

Dla firm handlowych oznacza to konieczność zapewnienia sprawnego przepływu danych między systemem sprzedażowym, rozwiązaniem do e-fakturowania i księgowością. Dane transakcji powinny trafiać do faktury bez ponownego przepisywania, a jej status w KSeF być dostępny dla osób odpowiedzialnych za rozliczenia.

*Źródło cytowanych fragmentów: Łukasz Zalewski, „Kary za KSeF, rewolucja w kasach. Już za trzy miesiące”, Business Insider Polska, 29 września 2026 r.*