Publication date: 01.10.2026
Czas czytania 6 Minuty
Cyberatak na system fakturowy: jak zabezpieczyć faktury i dane kontrahentów?
Cyfrowe Archiwum
Wyciek danych z Fakturowni
Fakturownia – platforma używana przez ponad 600 tys. klientów w Polsce – poinformowała o nieautoryzowanym dostępie do danych. Według komunikatu firmy incydent mógł objąć dane kont użytkowników i kontrahentów, skróty haseł, numery rachunków bankowych, dane o płatnościach oraz faktury wystawione przed 2023 rokiem.
Incydent w Fakturowni nie dotyczy usług EDITEL ani integracji z KSeF. Pokazuje jednak szersze wyzwanie, z którym mierzą się dziś przedsiębiorstwa: jak nie uzależniać całej historii dokumentów od jednego narzędzia.
Cyberatak może prowadzić do różnych skutków. Fakturownia zwróciła uwagę, że dane pozyskane w wyniku incydentu mogą posłużyć cyberprzestępcom do przygotowania bardziej wiarygodnych oszustw. Użytkownicy mogą otrzymywać fałszywe e-maile, SMS-y lub telefony podszywające się m.in. pod bank, urząd, firmę kurierską, platformę albo kontrahenta — zwykle z zachętą do kliknięcia w link lub otwarcia załącznika.
Nie wystarczy, że dokumenty są dziś dostępne w działającym systemie. Warto odpowiedzieć na kilka praktycznych pytań:
- czy firma ma dodatkową kopię faktur i dokumentów handlowych;
- czy kopia znajduje się poza głównym systemem operacyjnym;
- czy można ją szybko odnaleźć i wykorzystać;
- czy zakres archiwum jest kompletny;
- czy dostęp do dodatkowej kopii jest odpowiednio zabezpieczony.
Faktury w jednym systemie – jakie ryzyko ponosi firma?
W praktyce dokumenty firmowe są często rozproszone. Część znajduje się w ERP, część w systemie księgowym, część na platformie do e-Fakturowania, a pozostałe w rozwiązaniach EDI, skrzynkach e-mail lub archiwach wcześniejszych systemów.
Taki model komplikuje nie tylko codzienną pracę, lecz także audyt, kontrolę, migrację ERP i zmianę operatora. Po incydencie bezpieczeństwa, takim jak atak na Fakturownię, utrudnia również szybkie ustalenie, jakie dokumenty mogły zostać objęte zdarzeniem. Zespół może wtedy przeszukiwać kilka środowisk i korzystać ze wsparcia różnych dostawców.
Dodatkowe archiwum dokumentów firmowych ogranicza tę zależność. Umożliwia przechowywanie historii poza narzędziem, które służy do bieżącego wystawiania lub księgowania faktur.
KSeF, ERP i system księgowy: gdzie powinna być historia dokumentów firmy?
KSeF jest ważnym źródłem faktur krajowych, ale nie musi być jedynym miejscem, z którego firma korzysta przy pracy z dokumentami. Wiele organizacji potrzebuje dostępu również do:
- faktur zagranicznych i transgranicznych;
- faktur przesyłanych w EDI;
- dokumentów historycznych;
- dokumentów wyłączonych z KSeF;
- innych dokumentów handlowych i logistycznych.
Dlatego archiwum faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów biznesowych warto traktować jako część szerszego firmowego repozytorium. Jego zadaniem jest zgromadzenie dokumentów z wielu źródeł w uporządkowany sposób – tak, aby można było je wyszukać, przeglądać i pobrać niezależnie od tego, w którym systemie powstały.
Jak stworzyć niezależną kopię faktur pobranych z KSeF?
KSeF Mirror to moduł, który automatycznie pobiera dokumenty z KSeF i przekazuje je do SAFE – systemu archiwizacji EDITEL. Proces synchronizacji działa niezależnie od standardowego procesu online, a jego postęp jest zapisywany. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie statusu obsługi dokumentów oraz wznowienie procesu po błędzie lub chwilowej niedostępności usługi.
W ten sposób faktury z KSeF mogą być przekazywane do odrębnego środowiska archiwizacji. SAFE może jednocześnie gromadzić dokumenty pochodzące z innych źródeł, np. EDI czy kontrahentów zagranicznych.
Czy niezależne archiwum faktur chroni przed cyberatakiem?
Archiwizacja EDITEL nie zastępuje zabezpieczeń cybernetycznych. W ramach usługi dokumenty przekazywane do archiwum są jednak chronione w certyfikowanym systemie zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnym z ISO/IEC 27001.
EDITEL pozwoli ograniczyć skutki zdarzeń wpływających na dostępność lub integralność dokumentów, np. awarii, ataku hakerskiego czy nieudanej migracji. Oznacza to, że dokumenty przechowywane w archiwum są objęte ochroną zapewnianą przez EDITEL w ramach usługi archiwizacji.
Nie tylko cyberatak: awaria, migracja ERP i zmiana dostawcy
Dodatkowa kopia faktur jest przydatna nie tylko w kontekście cyberbezpieczeństwa. W praktyce pomaga również wtedy, gdy firma:
- migruje do nowego ERP;
- zmienia system księgowy lub dostawcę e-Fakturowania;
- łączy lub dzieli spółki;
- korzysta z kilku systemów w różnych krajach;
- potrzebuje szybko przygotować dokumenty do audytu, kontroli lub due diligence;
- chce zachować dłuższą historię dokumentów niż w systemie operacyjnym.
Niezależne archiwum ułatwia zachowanie ciągłości danych. Zamiast utrzymywać poprzedni system wyłącznie po to, by mieć dostęp do dokumentów historycznych, firma może korzystać z jednego repozytorium.
Zadbaj o archiwizację dokumentów z EDITEL
EDITEL pomaga firmom przejąć kontrolę nad pełnym cyklem życia dokumentów: od wymiany danych w EDI, przez KSeF i inne krajowe systemu e-Fakturowania, po długoterminowe przechowywanie i szybkie odnajdywanie informacji. Usługa archiwizacji EDITEL umożliwia bezpieczne gromadzenie faktur oraz innych dokumentów biznesowych w jednym miejscu, niezależnie od systemu, w którym powstały.
Ponad 40 lat doświadczenia w elektronicznej wymianie danych w łańcuchu dostaw, blisko miliard obsłużonych transakcji oraz działalność w ponad 20 krajach pozwalają wspierać zarówno duże międzynarodowe organizacje, jak i firmy rozpoczynające pierwszą współpracę z zagranicznym kontrahentem. Bezpieczeństwo wymiany danych potwierdza certyfikat ISO 27001 – zarówno w Polsce, jak i na poziomie Grupy EDITEL.
Chcesz sprawdzić, jak archiwizacja EDITEL może uzupełnić bezpieczeństwo Twoich procesów? Porozmawiaj z naszymi ekspertami.
