Czas czytania 6 Minuty

Cyberatak na system fakturowy: jak zabezpieczyć faktury i dane kontrahentów?

Cyfrowe Archiwum

Wyciek danych z Fakturowni

Fakturownia – platforma używana przez ponad 600 tys. klientów w Polsce – poinformowała o nieautoryzowanym dostępie do danych. Według komunikatu firmy incydent mógł objąć dane kont użytkowników i kontrahentów, skróty haseł, numery rachunków bankowych, dane o płatnościach oraz faktury wystawione przed 2023 rokiem.

Incydent w Fakturowni nie dotyczy usług EDITEL ani integracji z KSeF. Pokazuje jednak szersze wyzwanie, z którym mierzą się dziś przedsiębiorstwa: jak nie uzależniać całej historii dokumentów od jednego narzędzia.

Cyberatak może prowadzić do różnych skutków. Fakturownia zwróciła uwagę, że dane pozyskane w wyniku incydentu mogą posłużyć cyberprzestępcom do przygotowania bardziej wiarygodnych oszustw. Użytkownicy mogą otrzymywać fałszywe e-maile, SMS-y lub telefony podszywające się m.in. pod bank, urząd, firmę kurierską, platformę albo kontrahenta — zwykle z zachętą do kliknięcia w link lub otwarcia załącznika.

Nie wystarczy, że dokumenty są dziś dostępne w działającym systemie. Warto odpowiedzieć na kilka praktycznych pytań:

czy firma ma dodatkową kopię faktur i dokumentów handlowych;
czy kopia znajduje się poza głównym systemem operacyjnym;
czy można ją szybko odnaleźć i wykorzystać;
czy zakres archiwum jest kompletny;
czy dostęp do dodatkowej kopii jest odpowiednio zabezpieczony.

Przeczytaj więcej:

12.06.2026

KSeF – co dalej? Od obowiązku regulacyjnego do sprawnego procesu biznesowego

Wdrożenie KSeF było dla wielu firm jednym z najważniejszych projektów regulacyjno-technologicznych ostatnich lat. Priorytetem było zapewnienie zgodności z przepisami, dostosowanie systemów i uruchomienie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Ten etap był konieczny, ale nie powinien być traktowany jako koniec projektu. Dziś kluczowe pytanie brzmi już nie „Czy jesteśmy gotowi na KSeF?”, lecz „Jak wykorzystać KSeF do automatyzacji procesów?”. To właśnie wyznacza drugi etap cyfryzacji fakturowania.

e-fakturowanie

Przeczytaj blog

Faktury w jednym systemie – jakie ryzyko ponosi firma?

W praktyce dokumenty firmowe są często rozproszone. Część znajduje się w ERP, część w systemie księgowym, część na platformie do e-Fakturowania, a pozostałe w rozwiązaniach EDI, skrzynkach e-mail lub archiwach wcześniejszych systemów.

Taki model komplikuje nie tylko codzienną pracę, lecz także audyt, kontrolę, migrację ERP i zmianę operatora. Po incydencie bezpieczeństwa, takim jak atak na Fakturownię, utrudnia również szybkie ustalenie, jakie dokumenty mogły zostać objęte zdarzeniem. Zespół może wtedy przeszukiwać kilka środowisk i korzystać ze wsparcia różnych dostawców.

Dodatkowe archiwum dokumentów firmowych ogranicza tę zależność. Umożliwia przechowywanie historii poza narzędziem, które służy do bieżącego wystawiania lub księgowania faktur.

Co zagraża dokumentom — i co pomaga

1

Awaria, usunięcie danych, ransomware, brak dostępu do systemu

Niezależna kopia i archiwum poza systemem źródłowym

2

Nieuprawniony dostęp lub wyciek

Osobne uprawnienia, szyfrowanie, ograniczenie eksportów, monitoring dostępu

3

Kontrola lub audyt

Integralne, kompletne i łatwo odtwarzalne archiwum

KSeF, ERP i system księgowy: gdzie powinna być historia dokumentów firmy?

KSeF jest ważnym źródłem faktur krajowych, ale nie musi być jedynym miejscem, z którego firma korzysta przy pracy z dokumentami. Wiele organizacji potrzebuje dostępu również do:

faktur zagranicznych i transgranicznych;
faktur przesyłanych w EDI;
dokumentów historycznych;
dokumentów wyłączonych z KSeF;
innych dokumentów handlowych i logistycznych.

Dlatego archiwum faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów biznesowych warto traktować jako część szerszego firmowego repozytorium. Jego zadaniem jest zgromadzenie dokumentów z wielu źródeł w uporządkowany sposób – tak, aby można było je wyszukać, przeglądać i pobrać niezależnie od tego, w którym systemie powstały.

Jak stworzyć niezależną kopię faktur pobranych z KSeF?

KSeF Mirror to moduł, który automatycznie pobiera dokumenty z KSeF i przekazuje je do SAFE – systemu archiwizacji EDITEL. Proces synchronizacji działa niezależnie od standardowego procesu online, a jego postęp jest zapisywany. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie statusu obsługi dokumentów oraz wznowienie procesu po błędzie lub chwilowej niedostępności usługi.

W ten sposób faktury z KSeF mogą być przekazywane do odrębnego środowiska archiwizacji. SAFE może jednocześnie gromadzić dokumenty pochodzące z innych źródeł, np. EDI czy kontrahentów zagranicznych.

Czy niezależne archiwum faktur chroni przed cyberatakiem?

Archiwizacja EDITEL nie zastępuje zabezpieczeń cybernetycznych. W ramach usługi dokumenty przekazywane do archiwum są jednak chronione w certyfikowanym systemie zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnym z ISO/IEC 27001.

EDITEL pozwoli ograniczyć skutki zdarzeń wpływających na dostępność lub integralność dokumentów, np. awarii, ataku hakerskiego czy nieudanej migracji. Oznacza to, że dokumenty przechowywane w archiwum są objęte ochroną zapewnianą przez EDITEL w ramach usługi archiwizacji.

Nie tylko cyberatak: awaria, migracja ERP i zmiana dostawcy

Dodatkowa kopia faktur jest przydatna nie tylko w kontekście cyberbezpieczeństwa. W praktyce pomaga również wtedy, gdy firma:

migruje do nowego ERP;
zmienia system księgowy lub dostawcę e-Fakturowania;
łączy lub dzieli spółki;
korzysta z kilku systemów w różnych krajach;
potrzebuje szybko przygotować dokumenty do audytu, kontroli lub due diligence;
chce zachować dłuższą historię dokumentów niż w systemie operacyjnym.

Niezależne archiwum ułatwia zachowanie ciągłości danych. Zamiast utrzymywać poprzedni system wyłącznie po to, by mieć dostęp do dokumentów historycznych, firma może korzystać z jednego repozytorium.

Zadbaj o archiwizację dokumentów z EDITEL

EDITEL pomaga firmom przejąć kontrolę nad pełnym cyklem życia dokumentów: od wymiany danych w EDI, przez KSeF i inne krajowe systemu e-Fakturowania, po długoterminowe przechowywanie i szybkie odnajdywanie informacji. Usługa archiwizacji EDITEL umożliwia bezpieczne gromadzenie faktur oraz innych dokumentów biznesowych w jednym miejscu, niezależnie od systemu, w którym powstały.

Ponad 40 lat doświadczenia w elektronicznej wymianie danych w łańcuchu dostaw, blisko miliard obsłużonych transakcji oraz działalność w ponad 20 krajach pozwalają wspierać zarówno duże międzynarodowe organizacje, jak i firmy rozpoczynające pierwszą współpracę z zagranicznym kontrahentem. Bezpieczeństwo wymiany danych potwierdza certyfikat ISO 27001 – zarówno w Polsce, jak i na poziomie Grupy EDITEL.

Chcesz sprawdzić, jak archiwizacja EDITEL może uzupełnić bezpieczeństwo Twoich procesów? Porozmawiaj z naszymi ekspertami.