Peppol w praktyce – jak mniejszy dostawca może sprostać wymaganiom dużych zagranicznych kontrahentów?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) powstał pierwotnie jako europejska inicjatywa wspierająca elektroniczne zamówienia publiczne i transgraniczną wymianę dokumentów pomiędzy firmami a administracją publiczną.

Dziś Peppol to przede wszystkim rozproszona sieć elektronicznej wymiany ustrukturyzowanych dokumentów biznesowych, działająca w oparciu o wspólne zasady, specyfikacje dokumentów Peppol BIS oraz certyfikowane punkty dostępowe. Za jej pośrednictwem można wymieniać m.in. faktury, zamówienia czy awiza wysyłki.

Peppol nie zastępuje systemu ERP ani klasycznego EDI. Pozwala natomiast połączyć system firmy z innymi uczestnikami sieci bez konieczności budowania osobnego kanału komunikacji z każdym z nich.

Dla dostawcy oznacza to konkretną korzyść: jedno połączenie z punktem dostępowym Peppol może umożliwić wymianę dokumentów z wieloma podmiotami zarejestrowanymi w sieci, o ile obsługują wymagany rodzaj i profil dokumentu. Nie trzeba wówczas za każdym razem budować od podstaw osobnego połączenia technicznego z kolejnym kontrahentem.

KSeF i Peppol rozwiązują różne problemy.

KSeF służy do realizacji obowiązkowego e-fakturowania w Polsce i komunikacji z polskim systemem administracji skarbowej.

Peppol ułatwia natomiast elektroniczną wymianę dokumentów pomiędzy partnerami biznesowymi i instytucjami publicznymi, zarówno w Polsce, jak i za granicą. Co ważne, jego zakres nie ogranicza się do faktur – może obejmować także inne dokumenty, np. zamówienia czy dokumenty związane z dostawą.

Dla małego dostawcy różnica staje się szczególnie istotna przy współpracy z zagranicznym partnerem lub zagranicznym oddziałem dużego koncernu – np. Lidlem w Niemczech. Jeżeli odbiorca korzysta z Peppol, dostawca może wykorzystać istniejącą sieć zamiast budować osobne, dedykowane połączenie.

Peppol staje się w takim przypadku jednym ze sposobów szybkiego dostosowania się do wymagań komunikacyjnych zagranicznego odbiorcy.

Jeżeli mały dostawca planuje współpracę z dużą europejską siecią handlową, koncernem lub instytucją publiczną, warto sprawdzić, czy potencjalny partner działa w sieci Peppol.

Można zacząć od wyszukania go w Peppol Directory[IB1] , gdzie dostępne są informacje o części podmiotów korzystających z sieci oraz obsługiwanych przez nie dokumentach.

To prosty pierwszy krok, aby sprawdzić, czy Peppol może być jednym z kanałów komunikacji, na które warto przygotować firmę przed rozpoczęciem współpracy z dużym zagranicznym kontrahentem.

UWAGA! Brak kontrahenta w Peppol Directory nie oznacza automatycznie, że nie korzysta on z Peppol. Publikacja danych w katalogu nie jest obowiązkowa.

 [IB1]https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US

Peppol upraszcza elektroniczną komunikację pomiędzy firmami i instytucjami korzystającymi z różnych systemów informatycznych.

Sieć działa w modelu czterech narożników: nadawca, jego punkt dostępowy, punkt dostępowy odbiorcy oraz odbiorca. Dzięki wspólnym zasadom komunikacji i specyfikacjom dokumentów strony nie muszą za każdym razem uzgadniać od podstaw sposobu ich przesyłania.

Co to zmienia w praktyce?

• Jedno połączenie z punktem dostępowym Peppol może służyć do komunikacji z wieloma partnerami w sieci.
• Peppol definiuje sposób identyfikacji uczestników oraz zasady routingu dokumentów.
• E-faktury wymieniane zgodnie z Peppol BIS Billing 3.0 są zgodne z europejską normą EN 16931 i wykorzystują składnię UBL 2.1.
• Oprócz faktur sieć umożliwia wymianę innych ustrukturyzowanych dokumentów biznesowych, m.in. zamówień i dokumentów logistycznych.
• Wspólne specyfikacje ograniczają zakres indywidualnych uzgodnień technicznych pomiędzy partnerami.

Peppol nie eliminuje oczywiście wszystkich problemów integracyjnych. Firma nadal musi zapewnić odpowiednią jakość danych, integrację swojego systemu ERP i obsługę wymaganego przez kontrahenta dokumentu. Znacząco upraszcza jednak samą warstwę komunikacji pomiędzy uczestnikami sieci.

Peppol sprawia, że współpraca z mniejszym dostawcą nie musi oznaczać dla dużego kontrahenta dodatkowej pracy ani ręcznej obsługi dokumentów.

„Dla dużego odbiorcy istotne jest przede wszystkim to, czy dostawca potrafi automatycznie wymieniać dokumenty w wymaganym przez niego standardzie. W przypadku wielu sieci handlowych i międzynarodowych koncernów taka zdolność jest dziś po prostu jednym z warunków sprawnej współpracy.” – mówi Tomasz Kuciel, CEO EDITEL S.A.

Automatyczna wymiana ustrukturyzowanych dokumentów może również oznaczać:

• krótszy czas obiegu faktury i szybsze jej przetwarzanie;
• ograniczenie kosztów związanych z ręczną obsługą dokumentów;
• mniej błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych;
• możliwość automatycznego przetwarzania dokumentów bezpośrednio w systemach ERP.

Warto pamiętać, że właśnie obsługa elektronicznych zamówień publicznych była pierwotnym powodem powstania Peppol.

Celem było stworzenie wspólnego mechanizmu umożliwiającego firmom komunikację z instytucjami publicznymi w różnych krajach bez konieczności każdorazowego dostosowywania się do zupełnie innego sposobu wymiany dokumentów.

Dzięki temu przedsiębiorstwo z jednego kraju może komunikować się elektronicznie z instytucją publiczną w innym kraju, korzystając ze wspólnego modelu wymiany danych.

Z czasem Peppol znacznie wykroczył poza pierwotny obszar B2G. Dziś sieć jest szeroko wykorzystywana również w komunikacji B2B, a jej znaczenie rośnie także poza Europą.

Peppol może być również jednym z elementów przygotowania przedsiębiorstwa do dalszych zmian związanych z cyfryzacją fakturowania i raportowania w Europie, w tym do kolejnych etapów wdrażania pakietu ViDA.

Wdrożenie fakturowania elektronicznego z wykorzystaniem Peppol można sprowadzić do kilku podstawowych etapów:

• wybór certyfikowanego punktu dostępowego Peppol, który odpowiada za bezpieczne przesyłanie dokumentów;
• rejestracja identyfikatora firmy – Peppol ID;
• przygotowanie danych z systemu ERP w formacie zgodnym z odpowiednią specyfikacją Peppol BIS;
• testy z pierwszym odbiorcą;
• uruchomienie produkcyjne i monitoring przesyłanych dokumentów oraz komunikatów zwrotnych.

Zakres wdrożenia zależy przede wszystkim od tego, w jaki sposób firma chce korzystać z Peppol. W najprostszym wariancie może to być portal, w bardziej zaawansowanym – pełna integracja z systemem ERP.

Peppol nie ma jednej, odgórnie ustalonej ceny dla przedsiębiorcy.

Koszt zależy od wybranego dostawcy usługi, sposobu połączenia z siecią, zakresu integracji, rodzaju wymienianych dokumentów oraz ich wolumenu.

Znaczenie ma również to, czy firma korzysta z prostego portalu, czy integruje Peppol bezpośrednio ze swoim systemem ERP.

Partnerem przy wdrożeniu Peppol może być EDITEL. Grupa jest certyfikowanym punktem dostępowym Peppol i współtwórcą platformy PEFexpert realizowanej na zlecenie Ministerstwa Rozwoju i Technologii.

Ponad 40 lat doświadczenia w elektronicznej wymianie danych w łańcuchu dostaw, blisko miliard obsłużonych transakcji oraz działalność w ponad 20 krajach pozwalają wspierać zarówno duże międzynarodowe organizacje, jak i firmy rozpoczynające pierwszą współpracę z zagranicznym kontrahentem.

Co ważne, Peppol jest tylko jednym z elementów elektronicznej wymiany danych.

W przypadku EDITEL model jednej integracji może obejmować zarówno klasyczne EDI, jak i Peppol, KSeF oraz krajowe systemy i formaty e-fakturowania, takie jak IS EFA, ZUGFeRD czy XRechnung.

Dzięki temu firma nie musi budować oddzielnych rozwiązań dla każdego kontrahenta, rynku czy sposobu komunikacji. Łączy swój system z EDITEL, a operator obsługuje różne standardy, sieci i wymagania partnerów biznesowych.

Bezpieczeństwo wymiany danych potwierdza certyfikat ISO 27001 – zarówno w Polsce, jak i na poziomie Grupy EDITEL.

Skontaktuj się z nami