Czy można drukować faktury elektroniczne?

Nie. Kluczowe jest przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Sam wydruk nie jest warunkiem ważności faktury elektronicznej. 

Czasem tak, ale coraz rzadziej. Wydruk bywa pomocny operacyjnie w małych firmach albo przy obiegu mieszanym, lecz nie daje przewagi tam, gdzie proces jest już cyfrowy. 

Najlepiej przechowywać je w uporządkowanym archiwum elektronicznym z możliwością wyszukiwania, eksportu i kontroli dostępu. W praktyce kierunek rynku jest jasny: mniej papieru, więcej cyfrowej archiwizacji oraz integracji z systemami księgowymi i obiegiem dokumentów. W kontekście KSeF warto pamiętać, że ten państwowy system zapewnia przechowywanie faktur przez 10 lat, jednak z perspektywy bezpieczeństwa, audytu i codziennego zarządzania dokumentacją wiele firm — zwłaszcza większych organizacji — potrzebuje również własnego, uporządkowanego archiwum. Własna kopia dokumentów ułatwia kontrolę nad obiegiem faktur, szybkie odtworzenie historii zdarzeń oraz przygotowanie się na sytuacje wymagające sprawnego dostępu do danych. 

Jeżeli firma chce odejść od drukowania faktur elektronicznych, ale jednocześnie zachować pełną kontrolę nad dokumentacją, dobrym rozwiązaniem jest cyfrowe archiwum EDITEL. Pozwala ono przechowywać nie tylko same faktury, lecz także cały proces transakcyjny: komunikaty EDI, dokumenty powiązane z zakupem, sprzedażą lub dostawą oraz załączniki PDF. Co ważne, dokumenty mogą być grupowane według wspólnej referencji, na przykład numeru zamówienia, dzięki czemu łatwo odtworzyć pełną historię procesu bez sięgania do papierowych wydruków. To ułatwia monitoring, audyt i szybki dostęp do oryginalnych dokumentów online.