Opublikowano dnia: 28.04.2026
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?
Ile lat przechowywać dokumenty firmowe?
Dokumenty firmowe trzeba przechowywać tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe, kadrowe i biznesowe. W praktyce najczęściej oznacza to co najmniej 5 lat dla dokumentów podatkowych, a dla części dokumentacji pracowniczej nawet 10 lub 50 lat, zależnie od okresu zatrudnienia i statusu akt.
Dokumenty podatkowe – jak długo przechowywać?
Do tej grupy należą m.in. faktury sprzedażowe i zakupowe, rejestry VAT, ewidencje księgowe i dokumenty rozliczeniowe. Co do zasady trzeba je przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co w praktyce najczęściej oznacza 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Najczęstsze przykłady:
- faktury VAT sprzedażowe,
- faktury kosztowe,
- korekty,
- rejestry VAT,
- pliki JPK i dokumenty pomocnicze.
Dokumenty kadrowe – okres przechowywania
Dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez okres zatrudnienia i następnie przez 10 lat albo 50 lat – zależnie od tego, kiedy powstał stosunek pracy i czy pracodawca skorzystał z procedury skrócenia okresu archiwizacji. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku standardem jest 10 lat.
Najczęstsze przykłady:
- akta osobowe,
- listy płac,
- ewidencja czasu pracy,
- dokumenty urlopowe,
- dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
Inne dokumenty w firmie
W praktyce warto przechowywać również:
- umowy handlowe,
- potwierdzenia dostaw,
- dokumenty magazynowe,
- korespondencję z kontrahentami,
- dokumentację reklamacyjną.
Tu okres często wynika nie tylko z przepisów, ale też z potrzeby obrony roszczeń i bezpieczeństwa operacyjnego.
Za jaki rok będzie można zniszczyć dokumenty w 2026 roku?
Tę część trzeba aktualizować co roku. W 2026 roku wiele firm będzie mogło porządkować przede wszystkim starsze dokumenty podatkowe, ale tylko po upewnieniu się, że minął termin ich obowiązkowego przechowywania i nie toczy się żadne postępowanie. Dla dokumentów kadrowych i wybranych branżowych okresy mogą być wyraźnie dłuższe.
W praktyce coraz większe znaczenie ma archiwizacja cyfrowa. To ważne także w kontekście KSeF, bo system przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, ale nie zwalnia to firmy z myślenia o własnym porządku archiwizacyjnym i dokumentach spoza KSeF.
Jak może pomóc EDITEL?
W EDITEL cyfrowe archiwum nie ogranicza się tylko do przechowywania pojedynczych faktur. Możemy archiwizować cały proces transakcyjny w formie cyfrowej — od zamówienia, przez komunikaty EDI i dokumenty dostawy, po fakturę oraz załączniki PDF. Co ważne, dokumenty mogą być ze sobą powiązane za pomocą wspólnej referencji, na przykład numeru zamówienia, co ułatwia monitoring procesu, odtwarzanie pełnej historii transakcji oraz przygotowanie się do kontroli lub audytu. Nasze rozwiązanie wspiera archiwizację danych w różnych formatach i zapewnia dostęp online do oryginalnych dokumentów.
